VDO การใช้งาน Crystal POS – สำนักงานบัญชีออนไลน์
1.ติดตั้งแอพ Crystal Connect และ Crystal POS
แนะนำการใช้งานโปรแกรม Crystal POS เป็นโปรแกรมซื้อมา-ขายไป และบริการ , POS ได้ทั้งขายปลีกหน้าร้าน และขายส่ง ใช้งานง่าย ทำงานบนมือถือหรือแท็บเลท
จะเริ่มจากการติดตั้งโปรแกรม Crystal connect เพื่อเป็นตัวกลางในการทำงานของทุกแอพในเครือ crystalsoftwaregroup ใช้งานร่วมกับโปรแกรม Crystal POS
Link donwload App Crystal Connect : https://play.google.com/store/apps/details?id=com.crystalsoftwaregroup.csgaccount
Link donwload App Crystal POS : https://play.google.com/store/apps/details?id=com.crystalsoftwaregroup.crystalpos
—————
2.การลงทะเบียนใช้งานแอพ Crystal POS
ผู้เริ่มใช้งานแอพเป็นครั้งแรก จะมีขั้นตอนการลงทะเบียน หรือ Sign up, คนที่ลงทะเบียนคนแรกของกิจการ จะมีตำแหน่งเป็น Owner หรือเจ้าของกิจการ
มีอำนาจในการทำงานเต็มรูปแบบ , สามารถเพิ่ม User ตำแหน่งอื่นๆ ได้อีก โดยให้ Owner เป็นผู้มอบหมายตำแหน่งให้
ทั้งนี้ การตั้งชื่อ organization code จะต้องไม่ซ้ำกับกิจการอื่นๆ ที่เคยลงทะเบียนมาก่อนหน้าท่าน **ใครจองชื่อก่อน ก็ได้ใช้ชื่อนั้นก่อน
—————
3.แนะนำโปรแกรมเบื้องต้น และการ Sign in เพื่อเข้าทำงาน
แนะนำการใช้งานในภาพรวมของ Crystal POS และการเข้าใช้งานโปรแกรมโดยทำการ sign in
—————
4.กรอกรายละเอียดกิจการเพื่อเริ่มต้นใช้งาน
แนะนำการบันทึกข้อมูลของกิจการ เช่น ชื่อ-ที่อยู่ของกิจการ, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, หากกิจการถึงเกณฑ์จดภาษีมูลค่าเพิ่ม ก็ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT),ถ้ายังไม่ถึงเกณฑ์ก็เลือกได้ว่ายังไม่อยู่ในระบบ VAT,
และระบุวันที่เริ่มต้นใช้งานโปรแกรม ,รวมถึงนโนบายทางบัญชีต่างๆ (ควรปรึกษาสำนักงานบัญชีที่ท่านใช้บริการ) เช่น การบันทึกบัญชีสินค้าเป็นแบบ periodic หรือ perpetual และการคิดต้นทุนสินค้าเป็นแบบ Fifo หรือ Average
—————
5.บันทึกข้อมูล Contact (ลูกค้าและผู้จำหน่าย)
แนะนำการบันทึกข้อมูลของ Contact ซึ่งมีทั้ง ลูกค้า และผู้จัดจำหน่าย เพียงระบุว่า contact นี้เป็นลูกค้า หรือเป็นผู้จัดจำหน่าย หรือเป็นทั้ง 2 อย่าง
เพียงกรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีพร้อมรหัสสาขา แล้วกดค้นหาในระบบ , โปรแกรมจะ load ข้อมูลชื่อที่อยู่ มาให้อัตโนมัติ ไม่ต้องเสียเวลากรอกเอง ลดความผิดพลาดในการสะกดชื่อ ที่อยู่
และยังเก็บพิกัดที่ตั้ง (Location)ของลูกค้าและผู้ขายเอาไว้ พร้อมถ่ายรูปร้านค้าของลูกค้าหรือผู้ขายเก็บไว้ในระบบไปพร้อมกัน ,เมื่อต้องการไปหาลูกค้าก็ใช้ Google map ไปตามพิกัดที่เก็บไว้
—————
6.บันทึกข้อมูลสินค้า ** ระบบมีบาร์โค้ดสินค้าอุปโภค-บริโภคส่่วนใหญ่ให้ใช้งานได้
แนะนำการบันทึกข้อมูลของสินค้า และงานบริการ ของกิจการ ,สามารถเพิ่มฐานข้อมูลสินค้าได้ง่าย เพียงยิงบาร์โค้ดจากกล้องมือถือ หรือจะใช้ Barcode Scanner ที่ถือสะดวกกว่าการใช้กล้องมือถือหรือก็ได้
หากบาร์โค้ดนั้นมีในระบบแล้ว ก็จะ load รายละเอียดสินค้าลงมาให้อัตโนมัติ จะใส่รูปภาพของสินค้าเก็บไว้ด้วยเพื่อลดความสับสนหากมีสินค้าที่ชื่อคล้ายกัน
สามารถจัดกลุ่มสินค้าเป็นหมวดหมู๋, ใส่ราคาทุน, ราคาขาย และข้อมูลเพิ่มเติมของสินค้าได้อีกในหมายเหตุ
—————
7.การบันทึกข้อมูลยอดสต๊อคยกมา
แนะนำการบันทึกข้อมูลยอดยกมาของสต๊อคสินค้า โดยเป็นการบันทึกแค่ครั้งเดียวเมื่อมาเริ่มใช้งานโปรแกรมนี้ เพราะหลังจากนั้นรายการเคลื่อนไหวของสต๊อคจะมาจากที่เราคีย์รายการซื้อ-ขาย นั่นเอง
—————
8.ทำใบเสนอราคาให้ลูกค้า และ share file ผ่าน line ,email ,skype ได้เลย
แนะนำการบันทึกข้อมูลการเสนอราคาให้กับลูกค้า, การเลือกลูกค้า, เลือกรายการสินค้าทั้งแบบยิง Barcode, เลือกเอง, หรือค้นหาด้วยชื่อสินค้า
เมื่อบันทึกรายการเสร็จแล้ว สามารถแชร์ไฟล์ใบเสนอราคา ให้ลูกค้าผ่านทาง Line,email,skype ได้ทันที หากมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ก็สามารถเลือกได้ว่าจะ Revise ใบเดิม หรือยกเลิกใบเดิม แล้วทำใบใหม่ก็ได้อย่างสะดวกสุดๆ
—————
9.บันทึกใบสั่งขาย (Sale order) จองสินค้าให้ลูกค้า
แนะนำการบันทึกข้อมูลการสั่งขายของลูกค้า โดย loadมาจากใบเสนอราคาที่ลูกค้าตัดสินใจสั่งซื้อมา , หากไม่เคยเสนอราคา ก็กรอกรายการสินค้าเข้าไปได้เอง โดยยิง Barcode หรือค้นหาสินค้าเองก็ได้
—————
10.การบันทึกรับเงินมัดจำขาย
แนะนำการบันทึกข้อมูลการรับเงินมัดจำจากลูกค้า ทั้งแบบรับด้วยเงินสด, บัตรเครดิต หรือโอนเข้าบัญชีธนาคาร และยังสามารถระบุได้ว่ารับเงินมัดจำค่าสินค้าตัวไหนเท่าไหร่ได้ด้วย
—————
11.ขายสด และส่ง file บิลขาย ผ่าน line,email,skype ให้ลูกค้า
แนะนำการบันทึกข้อมูลการขายสด ตั้งแต่การเปิดกะทำงาน การบันทึกขายสดทั้งแบบอ้างอิงใบเสนอราคา ,อ้างอิงใบสั่งขาย ,การยิงบาร์โค้ดสินค้าสามารถยิงจากกล้องมือถือ หรือยิงจากตัว Barcode Scanner และ Print ใบเสร็จฯ แบบสลิป จากเครื่องพิมพ์ bluetooht ให้ลูกค้าได้เลย
จะใช้ เครื่องพิมพ์แบบ slip เชื่อมต่อด้วยบลูทูธซึ่งมีขนาดเล็กพกพาได้ หรือจะใช้เครื่องพิมพ์ขนาด A4 ที่ใช้ตามปกติก็ได้
—————
12.ขายเชื่อ และส่ง fileใบส่งของ ผ่าน line,email,skype ให้ลูกค้าได้
แนะนำการบันทึกข้อมูลการขายเชื่อ โดยค้น Sale Order หรือเงินมัดจำมาหักยอดหนี้ออกไปได้ โปรแกรมจะตั้งหนี้ลูกหนี้เท่าที่เหลือจริง
การยิงบาร์โค้ดสินค้าสามารถยิงจากกล้องมือถือ หรือใช้ยิงจากตัว Barcode Scanner และเมื่อบันทึกรายการขายเชื่อเสร็จแล้ว สามารถกด Share ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ให้ลูกค้าผ่านทาง Line,email,skype ได้เลยสะดวกมากๆ
—————
13.ทำใบลดหนี้ และส่ง file ใบลดหนี้ ผ่าน line ,email ,skypeให้ลูกค้าได้
แนะนำการบันทึกลดหนี้จากการขายสด และขายเชื่อ ซึ่ง Crystal POS ให้ทำงานได้ทั้ง 4 แบบในเมนูเดียว เพียงระบุว่าเป็นลดหนี้จากการขายสด หรือเชื่อ
ลดหนี้แบบคืนสินค้าหรือไม่ โดยเลือกใบส่งของ(Invoice)ที่ต้องการลดหนี้ ,โปรแกรมจะ load รายการสินค้ามาให้อัตโนมัติ จากนั้นก็ระบุสาเหตุของการลดหนี้เข้าไป เมื่อบันทึกใบลดหนี้เสร็จแล้ว
สามารถกด Share ใบลดหนี้แบบเต็มรูป ให้ลูกค้าผ่านทาง Line ,email,skype ส่งให้ลูกค้าได้ทันที
—————
14.รับชำระหนี้ และส่ง file ใบเสร็จรับเงิน ผ่าน line ,email ,skype ให้ลูกหนี้ได้
แนะนำการบันทึกใบเสร็จรับเงินขาย โดยเลือก Invoice ขายเชื่อ ที่จะรับชำระ พร้อมกับวิธีรับชำระเงิน
มีให้เลือกได้ทั้งเงินสด, บัตรเครดิต หรือรับโอนเข้าบัญชีเงินฝากธนาคาร ,หากเคยรับเงินมัดจำมาแล้ว ก็ดึงเอามาลดยอดหนี้ได้ เมื่อบันทึกเสร็จแล้ว สามารถกด Share ใบเสร็จรับเงิน ให้ลูกค้าผ่านทาง Line ,email,skype
—————
15.บันทึกซื้อสด แนบรูปบิลซื้อ ส่งให้ฝ่ายบัญชีทำงานต่อได้เลย โดยไม่ต้องรอเอกสารกระดาษ
แนะนำการบันทึกรายการซื้อสด การเลือกรายการสินค้า, ช่องทางการจ่ายเงินทั้งแบบเงินสด, บัตรเครดิต และ แนบรูป slip เก็บไว้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินได้
หรือโอนเงินจากบัญชีเงินฝากธนาคาร, ระบุวัตถุประสงค์ของการซื้อได้ ,ควรถ่ายรูปบิลซื้อเก็บไว้กับรายการ เพื่อส่งให้ฝ่ายบัญชีทำการตรวจสอบยันยอดเอกสารตัวจริงได้ทันที ไม่ต้องรอส่งเอกสารกระดาษเข้า office
—————
16.บันทึกซื้อเชื่อ แนบรูปบิลซื้อ ส่งให้ฝ่ายบัญชีทำงานต่อได้เลย โดยไม่ต้องรอเอกสารกระดาษ
clip นี้จะเป็นการบันทึกข้อมูลการซื้อเชื่อจากผู้จำหน่าย การเลือกรายการสินค้า, ช่องทางการจ่ายเงินทั้งแบบเงินสด, บัตรเครดิต(แนบรูป slip ได้)
หรือโอนเงินจากบัญชีเงินฝากธนาคาร, ระบุวัตถุประสงค์ของการซื้อได้ และยังสามารถถ่ายรูปบิลซื้อ แล้วแนบไฟล์ประกอบการคีย์ซื้อเชื่อได้
—————
17.จ่ายหนี้เจ้าหนี้และแนบรูปใบเสร็จ ส่งให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบ
แนะนำการบันทึกใบเสร็จรับเงินที่ได้รับจากเจ้าหนี้ โดยเลือกใบส่งของซื้อเชื่อที่เป็นหนี้มาตัดชำระ พร้อมระบุวิธีจ่ายเงิน มีให้เลือก ทั้งแบบเงินสด, บัตรเครดิต (แนบรูป slip ได้) หรือจ่ายโดนโอนเงิน
ควรถ่ายรูปใบเสร็จแนบไว้กับรายการเพื่อส่งให้ฝ่ายบัญชีทำงานต่อได้
—————
18.บันทึกค่าใช้จ่ายต่างๆ ของกิจการ
clip นี้จะเป็นการบันทึกค่าใช้จ่ายต่างๆ ของกิจการ เช่นค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ฯลฯ ได้อย่างถูกต้อง โดยสามารถคีย์ย้อนหลังได้, คีย์แก้ไขยอดเดิมได้ สามารถบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย โดยแค่ระบุอัตราภาษี
แอพก็จะคำนวณยอดเงินภาษีให้อัตโนมัติ
—————
19.ดูรายงานสำหรับผู้บริหารได้รวดเร็วบนมือถือ ไม่ต้องเข้า office
ผู้บริหารสามารถดูรายงานที่ใช้ในการบริหารงานจากมือถือแบบ Real time ไม่ต้องเสียเวลาเดินทางเข้า office Anytime Any where
เช่น ดูรายงานยอดขายเปรียบเทียบรายเดือน ,ดูยอดสต๊อคคงเหลือ, ดูยอดหนี้ลูกหนี้ ,ยอดเจ้าหนี้ และอื่นๆ อีกมากมาย
—————
20.ดูรายงานทางบัญชีในเชิงบริหาร ได้รวดเร็วบนมือถือ
ผู้บริหารสามารถดูรายงานทางบัญชีและงบการเงินในเชิงบริหารได้รวดเร็ว เช่น งบกำไรขาดทุน, งบแสดงฐานะทางการเงิน (ชื่อเดิมงบดุล) งบกระแสเงินสด (ไม่ต้องรอฝ่ายบัญชีจัดทำงบทางภาษีอากร)
เพื่อให้ผู้บริหาร ได้ข้อมูลไปใช้ในการบริหารงาน , และเมื่อฝ่ายบัญชีจัดทำงบทางภาษีอากรครบถ้วน ก็สามารถเรียกดูงบการเงินชุดนี้ได้ด้วยเช่นกัน
—————
21.การติดตั้งโปรแกรมบัญชี-เงินเดือน-การผลิต Smartbiz All V11
กิจการที่มีพนักงานบัญชี หรือ สำนักงานบัญชีออนไลน์ ควรติดตั้ง Smartbiz และ Smartbiz Robot เพื่อรับข้อมูลจาก Crystal POS มาเข้าโปรแกรม Smartbiz ได้
สำนักงานบัญชีไม่ต้อง เอาบิลขาย ,บิลซื้อมา re-key ในโปรแกรมบัญชี smartbiz อีกแล้ว , ทั้งนี้รายการเอกสารต่างๆ ที่คีย์ใน Crystal POS จะส่งเข้ามา Smartbiz อัตโนมัติ
สำนักงานบัญชีเข้าไปดูเพื่อตรวจสอบกับเอกสารตัวจริงได้เลย นอกจากนี้ โปรแกรมยังลงบัญชีให้อัตโนมัติอีกด้วย
—————
22.การติดตั้ง Smartbiz Robot ทำสำนักงานบัญชีออนไลน์ และการทำงานยุค AI
Smartbiz Robot เป็นโปรแกรมที่ทำงานร่วมกันกับโปรแกรม Smartbiz เพื่อการทำงานยุคใหม่ เช่น การทำงาน Hybrid cloud ,สำนักงานบัญชีออนไลน์ 4.0 ,
การทำงานกับ ChatBOT,e-tax แบบ Service provider ,Auto-recal Robot และความสามารถต่างๆ ในยุค AI
—————
23.การเชื่อมข้อมูลจาก Crystal POS เข้าโปรแกรมบัญชี Smartbiz ของกิจการ
หลังจากติดตั้งโปรแกรม Smartbiz และ Smartbiz Robot เรียบร้อย ตอนนี้เราก็พร้อมที่จะเชื่อมข้อมูลจาก Crystal POS แล้ว ซึ่งขั้นตอนก็ไม่ยุ่งยาก เพียงแค่เรา sign-in ที่โปรแกรม Smartbiz โดยใช้ e-mail และ Passord เดียวกันกับที่ลงทะเบียนใช้งานใน Crystal POS เท่านี้ข้อมูลจาก Crystal POS ก็จะถูกโอนมาที่โปรแกรม Smartbiz ให้เลยอัตโนมัติ
สนใจดู clip vdo การใช้งาน Smartbiz บัญชี -BIG DATA ได้ที่ https://www.crystalsoftwaregroup.com/download/vdolearning/vdo-smartbiz-bi/
สนใจดู clip vdo การใช้งาน Smartbiz เงินเดือน ได้ที่ https://www.crystalsoftwaregroup.com/download/vdolearning/vdo-smartbiz-payroll/
Link donwload โปรแกรม Smartbiz และ Smartbiz Robot : https://www.crystalsoftwaregroup.com/download
—————
24.ตรวจดูข้อมูลกิจการ สินค้า และContact ที่ส่งมาเข้า Smartbiz
แนะนำการทำงานใน Smartbiz เพื่อดูข้อมูลกิจการ, สินค้า และ Contact ที่เคยคีย์ไว้ในโปรแกรม Crystal POS และ Smartbiz Robot ทำการส่งมาให้ Smartbiz
—————
25.ดูข้อมูลสต๊อคยกมา, ขายสด, ขายเชื่อ ที่ส่งมาเข้า Smartbiz
แนะนำการทำงานใน Smartbiz เพื่อดูรายการยอดสต๊อคยกมา, ขายสด, ขายเชื่อ ที่เคยคีย์ไว้ในโปรแกรม Crystal POS และ Smartbiz Robot ทำการส่งมาให้ Smartbiz
—————
26.ดูใบลดหนี้ขาย และใบเสร็จรับเงิน ที่ส่งมาเข้า Smartbiz
แนะนำการทำงานใน Smartbiz เพื่อดูรายการลดหนี้ และใบเสร็จรับเงิน ที่เคยคีย์ไว้ในโปรแกรม Crystal POS และ Smartbiz Robot ทำการส่งมาให้ Smartbiz
โดย Smartbiz Robot จะช่วยจัดการให้เองว่าใบลดหนี้ที่คีย์จาก Crystal POS จะเข้ามาเป็น ใบลดหนี้แบบใดใน 4 แบบของ Smartbiz
—————
27.ดูรายการ ซื้อสด, ซื้อเชื่อ, ใบเสร็จรับเงิน (ซื้อ) และค่าใช้จ่าย ที่ส่งมาเข้า Smartbiz
แนะนำการทำงานใน Smartbiz เพื่อดูรายการซื้อสด ซื้อเชื่อ และใบเสร็จรับเงิน ที่เคยคีย์ไว้ในโปรแกรม Crystal POS และ Smartbiz Robot ทำการส่งมาให้ Smartbiz
—————
28.ลงทะเบียนเป็นสำนักงานบัญชีออนไลน์ เพิ่มช่องทางรับลูกค้า
ผู้ทำบัญชี หรือสำนักงานบัญชี สามารถเพิ่มโอกาสในการหาลูกค้าง่ายๆ โดยการสมัครเข้าเป็นผู้รับทำบัญชีในแอพ Crystal POS ,เมื่อลงทะเบียนแล้ว จะมีรายชื่อสำนักงานบัญชีของท่านปรากฎในระบบเพื่อให้ SMEs
ที่ใช้งานสามารถเลือกใช้บริการของท่านได้ ,เมื่อทั้ง 2 ฝ่าย ตกลงเลือกใช้บริการกันแล้ว ทาง Crystalsoftwaregroup จะส่งข้อมูลของกิจการท่านไปให้สำนักงานบัญชีที่ท่านเลือกใช้บริการ
ทังนี้ บริษัทฯ เป็นเพียงสื่อกลางให้ทั้ง 2 ฝ่าย ส่วนรายละเอียและอัตราค่าบริการทำบัญชีนั้น เป็นการตกลงกันเองระหว่าง SMEs กับสำนักงานบัญชี
—————
29.ติดต่อใช้บริการสำนักงานบัญชีออนไลน์ได้อย่างไร ?
กิจการหรือ SMEs ต้องการหาสำนักงานบัญชีออนไลน์มาทำบัญชีให้กิจการ , สามารถค้นหาได้ง่ายๆ ภายในแอพ Crystal POS ได้เลย ,สนใจรายไหน ก็กดปุ่ม ‘ติดต่อใช้บริการ’ ได้เลย
เมื่อทั้ง 2 ฝ่าย ตกลงที่จะใช้บริการกัน โดยทำตามขั้นตอนการยืนยันการใช้บริการของโปรแกรมเรียบร้อยแล้ว ,ข้อมูลจาก SMEs ที่คีย์ไว้ใน Crystal POS ก็จะส่งไปไปเข้า Smartbiz ของสำนักงานบัญชีอัตโนมัติ
Link donwload App Crystal POS : https://play.google.com/store/apps/details?id=com.crystalsoftwaregroup.crystalpos
Link donwload โปรแกรม Smartbiz และ Smartbiz Robot : https://www.crystalsoftwaregroup.com/download
ผู้ที่สนใจดู clip vdo การใช้งาน Smartbiz บัญชี -BIG DATA ได้ที่ https://www.crystalsoftwaregroup.com/download/vdolearning/vdo-smartbiz-bi/
—————
30.เพิ่มผู้ใช้งานคนที่ 2 และการมอบหมายตำแหน่งให้พนักงาน
เมื่อกิจการขยายใหญ่ขึ้น แน่นอนว่าเราทำทุกอย่างด้วยตัวคนเดียวไม่ได้ ต้องหาพนักงานมาช่วย คลิปนี้จะแนะนำการเพิ่มพนักงาน และการมอบหมายตำแหน่งให้พนักงาน ซึ่งมีตำแหน่งงานต่างๆในองค์กรให้เลือกจัดสรร
ระบบได้จัดเตรียมให้ Userคนที่ 2 มีตำแหน่ง Admininstrator ซึ่งมีสิทธิ์และความสามารถเทียบเท่ากับ Owner ได้อีก 1 คน ,ส่วน Userคนที่ 3 เป็นต้นไป กิจการก็จะเป็นพนักงานในองค์กร
—————
31.เจ้าของกิจการตั้งเวลาทำงานให้พนักงานผ่านมือถือได้สะดวก
การตั้งเวลาทำงานถือว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญ เพราะข้อมูลของกิจการอยู่บนมือถือของพนักงาน ดังนั้นเมื่อเลิกงานแล้ว ก็ต้องเข้าใช้งาน Crystal POS ไม่ได้ ถือเป็นเรื่องระบบรักษาความปลอดภัยที่เป็นมาตราฐานทั่วไปนั่นเอง