ระบบบัญชีออนไลน์ ครบวงจรจนถึงงบการเงิน ออกแบบโดยคณะทำงานจาก คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาฯ และสภาวิชาชีพบัญชีฯ พร้อมเชื่อมต่อระบบ e-Filling ของ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า , ใช้งานง่าย มีทั้ง ซื้อ ขาย ค่าใช้จ่าย รับคืนสินค้า , SMEs สามารถดูรายงานบริหาร และงบการเงินได้จากมือถือรวดเร็ว ช่วยให้ SMEs ทำการขายได้ทุกที่ ด้วยการออกแบบมาจากทีมงานมืออาชีพ , e-Accounting สามารถทำงานได้แบบ Hybrid คือ offline และ online mode ไม่ต้องต่อ Internet ตลอดเวลาก็ได้
1.การติดตั้ง e-Accounting for SMEs **แจกฟรี
ผู้ใช้งานจะต้องทำการติดตั้งโปรแกรม Crystal Account ก่อน ,โดยเข้าไปที่ play store แล้ว ค้นคำว่า ‘Crystalsoftwaregroup’ , เมื่อติดตั้ง Crystal Account เสร็จแล้ว จะเข้าไปที่โปรแกรม Crystal Account ซึ่งมีรายชื่อ app ต่างๆ ของ Crystal softwaregroup ขึ้นมาให้เลือก , ให้คลิกที่ ‘e-Accounting’ เพื่อทำการติดตั้งโปรแกรม ‘e-Accounting for SMEs’
2.การลงทะเบียนเข้าใช้งานครั้งแรก ( Sign Up)
หลังจากติดตั้งโปรแกรม e-Accounting บนมือถือแล้ว ,ผู้ใช้งานจะต้องลงทะเบียนเข้าใช้งาน (sign up) โดยใช้ email address ที่มีอยู่จริง ,ตั้งรหัสผ่าน และกำหนด organization code ของกิจการโปรแกรม e-Accounting
3.แนะนำโปรแกรมe-Accounting , sign In เข้าใช้งาน
หลังจาก Sign Up แล้วจะเข้าใช้งานโปรแกรม e-Accounting โดยการ Sign In
คลิปนี้จะแนะนำเมนูต่างๆ เริ่มด้วย page ‘ค้าขาย’ ใช้บันทึกรายการซื้อ ขาย รับคืนและบันทึกค่าใช้จ่ายประจำวัน , เรียกดูรายงานสำหรับผู้บริหาร และ ดูงบการเงิน ได้จากมือถือ
4. กรอกรายละเอียดกิจการ
ให้กรอกรายละเอียดของกิจการ เพื่อเริ่มใช้งานโปรแกรม เช่น ชื่อกิจการ ,ที่อยู่ ,ถ่ายภาพlogoหรือแนบไฟล์ logo ของกิจการ เพื่อshowที่หน้าแรกของ appและในบิลขาย ,,เบอร์โทร ฯลฯ
5.เพิ่มฐานข้อมูลสินค้า หรือ บริการ
ทำการเพิ่มฐานข้อมูลสินค้าพร้อมแนบรูปสินค้าได้ ,สามารถเรียกใช้งานได้ทั้งแบบยิงบาร์โค้ด หรือเลือกจากแคตตาล็อกได้สะดวก
6.เพิ่มรายการ Contact คือ ลูกค้า และ ผู้ขาย
ทำการเพิ่มฐานข้อมูลลูกค้าและผุ้ขาย พร้อม add logo เก็บไว้ดูได้ง่าย,สามารถเรียกใช้งานได้ทั้งแบบยิงบาร์โค้ด หรือเลือกจากแคตตาล็อกได้สะดวก
และยังเก็บพิกัดที่ตั้งร้านค้า เพื่อใช้ติดต่อลูกค้าได้สะดวก โดยมีวิธีใช้งานคล้าย google map
7.การบันทึกยอดสต๊อคยกมา
เมื่อเริ่มใช้งานครั้งแรก หากมียอดสต๊อคยกมาจากรอบบัญชีก่อน ให้ทำการบันทึกสต๊อคยกมา ต้นงวดก่อนใช้โปรแกรม ทำครั้งแรกครั้งเดียว ,แต่ถ้ายังหายอดสต๊อคไม่ได้ ก็เริ่มทำการซื้อ ขายไปก่อนได้
8.การบันทึกบิลซื้อ และถ่ายภาพบิลซื้อส่งให้สำนักงานบัญชี
บันทึกซื้อสินค้า ได้ทั้งยิงบาร์โค้ด หรือเลือกจากแคตตาล็อกสินค้า พร้อมถ่ายภาพบิลซื้อส่งให้สำนักงานบัญชีที่ใช้บริการเลือกวิธีชำระเงินได้หลายวิธีบิลใบที่ 1:
9.การบันทึกบิลซื้อใบที่ 2 และถ่ายภาพบิลซื้อส่งให้สำนักงานบัญชี
10.บันทึกบิลขายสด ให้ลูกค้ารายย่อย (สด)
ทำการขายสินค้า ได้ทั้งยิงบาร์โค้ด หรือเลือกจากแคตตาล็อกสินค้า ,ลูกค้ารายย่อย , เลือกรับเงินได้ทั้งเงินสด ,wallet ,promptpay ,e-payment
11.การบันทึกบิลขายสด ให้ลูกค้าที่เป็นนิติบุคคล
ทำการขายสินค้า โดยเลือกลูกค้าที่เคยบันทึกไว้ หรือจะเพิ่มในขณะทำการขายเลยก็ได้ ,ทำการขายได้ทั้งยิงบาร์โค้ด หรือเลือกจากแคตตาล็อกสินค้า ,ลูกค้ารายย่อย , เลือกรับเงินได้ทั้งเงินสด ,wallet ,promptpay ,e-payment
12.พิมพ์บิลขาย ,save บิล share บิล และวิธีการยกเลิกบิลขาย
1.การพิมพ์บิลขายจากมือถือ ,หรือจะ saveเป็นไฟล์ หรือ shareให้ลูกค้า ผ่านทาง line ,email โดยเลือกได้ทั้ง pdf ,jpg ก็ได้
2.การยกเลิกบิลขายสด ทำได้โดยกดปุ่ม ‘ยกเลิก’ ,โปรแกรมจะส่งข้อมูลเข้า smartbiz โดยมีสถานะของบิลเป็น ‘ยกเลิก’
13.บันทึกรับคืนสินค้าจากลูกค้า (ทำใบลดหนี้ขาย)
หากสินค้าชำรุดและต้องรับคืนสินค้าจากลูกค้า , กิจการจะทำเป็นใบลดหนี้ให้ลูกค้า ,ในที่นี้ ทำได้ทั้งลดหนี้ค่าสินค้า ค่าบริการลดหนี้เงินสด ลดหนี้เงินเชื่อ เพียงแค่เลือกหัวข้อที่ต้องการ จากนั้น smartbiz robotจะทำการลงบัญชีตามชนิดของใบลดหนี้ให้เองอัตโนมัติ โดยผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องรู้บัญชี
14. บันทึกค่าใช้จ่ายของกิจการ
เมื่อมีค่าใช้จ่ายต่างๆ เกิดขึ้นในแต่ละวัน ,กิจการควรบันทึกไว้ทันที เพื่อไม่ให้ตกหล่น และทำให้รับรู้กำไร-ขาดทุนจากการดำเนินงานได้รวดเร็ว และได้ข้อมูลเพื่อใช้บริหารกิจการได้ทันท่วงที ,โปรแกรมได้จัดเตรียมรายการค่าใช้จ่ายที่มักเกิดขึ้นในกิจการ เช่น ค่าโทรศัพท์ ,ค่าเช่า ,ค่าไฟ ,ค่าอินเทอร์เน็ต ,เงินเดือนพนักงาน ฯลฯ ทำให้บันทึกได้รวดเร็ว และสามารถแนบบิลค่าใช้จ่าย ส่งให้สำนักงานบัญชีตรวจสอบรายการได้ด้วย
15.การเรียกดูรายงานผู้บริหารบนมือถือได้ทันที
เจ้าของกิจการต้องการรู้ว่า กิจการมียอดขายเท่าไหร่ในแต่ละเดือน ,มียอดสต๊อคคงเหลือเท่าใด ,ราคาซื้อสินค้าล่าสุดเป็นเท่าใด ,สินค้าตัวใดขายดีเป็นอันดับต้นๆ ,ลูกค้ารายไหนมียอดขายสูงสุด10อันดับแรก ,ที่สำคัญต้องการรู้ตัวเลขเหล่านี้ในแต่ละวันได้ทันที ไม่ต้องรอเป็นเดือนๆ และไม่ต้องเดินทางเข้า office ,ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการบริหารงานได้จากมือถือ , โปรแกรม e-accounting ให้รายงานบริหารบนมือถือได้รวดเร็ว , เมื่อเข้าเมนูนี้แล้วให้เลือกแหล่งที่มาของข้อมูล แล้วกดปุ่ม sync ข้อมูลจาก server แล้วรอสักครู่ ,จากนั้น Server จะประมวลผลรายงานแล้วส่งเข้ามาให้ที่มือถือได้ทันที
16.เรียกดูงบกำไรขาดทุน งบการเงินบนมือถือ
ผู้บริหาร ต้องการทราบผลการดำเนินงานอย่างรวดเร็ว ไม่ต้องรอถึงสิ้นปี ,บางกิจการไม่มีพนักงานบัญชี หรือจ้างสำนักงานบัญชีทำบัญชีให้ เมื่อต้องการดูงบกำไรขาดทุน ก็เรียกดูได้เองจากมือถือ โดยโปรแกรมจะคำนวณมาจาก Smartbiz &smartbiz robot ที่กิจการติดตั้งไว้ที่สำนักงาน (ต้องเปิด internetไว้ด้วย) , เรียกดูได้ทั้งงบกำไร-ขาดทุน ,งบแสดงฐานะทางการเงิน, cashflow ฯลฯ ,และถ้าใช้บริการสำนักงานบัญชีออนไลน์ ก็สามารถเรียกดูงบจากสำนักงานบัญชีได้บนมือถือด้วย
17.เลือกใช้บริการทำบัญชีที่เป็นสำนักงานบัญชีออนไลน์
กิจการที่ต้องการใช้บริการสำนักงานบัญชีออนไลน์ ที่ทำบัญชียุคใหม่ โดยรับข้อมูลจาก e-Accounting ที่ SMEs บันทึกรายการไว้ ออนไลน์ไปเข้า smartbiz ของสำนักงานบัญชีได้อัตโนมัติ , SMEs สามารถเลือกติดต่อสำนักงานบัญชีได้จากรายชื่อสำนักงานบัญชีที่มีให้เลือกหลายรายได้จากเมนู’ ติดต่อสำนักงานบัญชี’ นี้ได้อย่างรวดเร็ว
18.การ Backup ข้อมูล ด้วยโปรแกรมคลังข้อมูลส่วนตัว **แจกฟรี
เมื่อใช้งานไปแล้ว กิจการย่อมต้องการ backup ข้อมูลเอาไว้ ซึ่งมีได้ หลายวิธี เช่น
1.ติดตั้งโปรแกรมแจกฟรี ‘คลังข้อมูลส่วนตัว’ หรือ Local storage โดยติดตั้งไว้เครื่องเดียวกันกับที่ใช้งานe-accounting หรือไว้คนละเครื่องก็ได้
2.ติดตั้งโปรแกรม smartbiz และ smartbiz robot ไว้ที่สำนักงาน โดยเปิด internet ไว้ เพื่อให้ข้อมูลที่คีย์จากมือถือ ออนไลน์มาเข้าได้ตลอด
3.ซื้อบริการพื้นที่เก็บข้อมูลโดยติดต่อกับตัวแทนของบริษัท ที่ให้บริการ serverเก็บข้อมูล
19.Sign In ใน Smartbiz เพื่อรับข้อมูลจาก e-Accounting มาทำการ backup ข้อมูล หรือเมื่อต้องการทำบัญชีเองใน Smartbiz
SMEs สามารถติดตั้งโปรแกรมบัญชี Smartbiz และ Smartbiz robot ซึ่งแจกฟรี (ไม่มีกำหนดอายุ) ไว้ในเครื่อง PC หรือ Notebook แล้วต่อ internet เอาไว้ ,เพื่อให้โปรแกรม Smartbiz robot ทำการรับข้อมูลไปเข้าโปรแกรมบัญชี smartbiz ให้อัตโนมัติ แล้วผู้ใช้งานทำการ backup1ใน smartbiz ตามปกติ
คลิปนี้จะแสดงการ Sign In user ที่เคยลงทะเบียนไว้ในมือถือ โดยเข้าไปทำในโปรแกรมบัญชี smartbiz เพื่อให้ Server รู้ว่าจะให้ส่งข้อมูลจาก app มือถือ มาเข้า smartbiz เครื่องไหน หลังจากนั้น ผู้ใช้งาน ก็จะเห็นข้อมูลที่เคยคีย์ไว้ใน e-Accounting เข้ามาอยู่ในโปรแกรมsmartbiz เอง เช่น บิลขายสด ,บิลซื้อสด โดยเข้าไปที่เล่มเอกสารที่ขึ้นต้นว่า ‘@01A’