VDO การใช้งาน Smartbiz บัญชี และ BI

NEW !!  มี VDO การใช้งาน Smartbiz V10.01 รองรับประกาศสรรพากรปี 58 เรื่องรายงานภาษีซื้อ ภาษีขายแบบใหม่
VDO นี้ใช้ได้กับโปรแกรม Formula , RcheevaAcconting ,การแข่งขันระดับอาชีวศึกษา , การแข่งขันระดับอุดมศึกษา download program smartbiz ได้ที่ www.crystalsoftwaregroup.com page download จะแบ่งเป็นบทต่างๆ เริ่มตั้งแต่อธิบาย FLOW การทำงาน , การติดตั้ง, การใช้งานจริง เริ่มตั้งบริษัท ,การบันทึกรายการค้า ไปจนถึงปิดบัญชี  มีหัวข้อ ดังนี้

ตอนที่ 1. หัวข้อการอบรม และวัตถุประสงค์ การใช้งาน Smartbiz Accounting 
จะเป็นหัวข้อการอบรมหลักสูตร ‘Basic course’ ให้ผู้เรียนทราบถึงวัตถุประสงค์ของการอบรม เช่น ให้สามารถใช้การโปรแกรมบัญชี Smartbiz Accounting ได้ , สามารถออกแบบรายงานเองได้ , ทำกราฟ chart โดยใช้โปรแกรม Crystal Business Intelligence (BI) ได้ ฯลฯ

ตอนที่ 2. โครงสร้างองค์กรกับ ระบบต่างๆ ในSmartbiz
เป็นการปูพื้นความเข้าใจเกียวกับระบบงานต่างๆ ในองค์กร โดยอธิบายโครงสร้างของบริษัทหรือองค์กรโดยทั่วไป เปรียบเทียบกับ 8 ระบบ ในโปรแกรมบัญชี Smartbiz Accounting

ตอนที่ 3. CrystalSoft Products overview – Formula 
พูดถึงภาพรวมของ ERP software และ Software ต่างๆ ที่ใช้ในธุรกิจ โดยยกตัวอย่าง products FORMULA ซึ่งเป็น products ของ บริษัท คริสตอลซอฟท์ จำกัด (มหาชน) ในเครือ Crystal Software Group Formula Products overview จะเริ่มตั้งแต่ Accounting financial ที่ประกอบด้วย 8 ระบบหลัก,  MRP , MRPII , HRM , CRM, BI, POS, BOQ ,WEB , Mobile App. ทั้งนี้ การใช้ ERP software ช่วยให้ลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน  , ได้ข้อมูลที่บูรณาการกันทั้งองค์กร เป็นต้น

ตอนที่ 4. Purchase Order Management FLOW
อธิบาย FLOW การทำงานของระบบจัดซื้อ หรือ  Purchasing  Management FLOW เพื่อให้เข้าใจถึงเอกสารต่างๆ ในระบบจัดซื้อ/ซื้อ โดยโปรแกรมทำการเชื่อมโยง ไปยังระบบที่เกียวข้องให้อัตโนมัติ (automatic link)  เช่น ไปเพิ่มยอดสินค้าในระบบสินค้าคงคลัง, เพิ่มรายการในรายงานภาษีซื้อ , เพิ่มยอดเจ้าหนี้ในระบบเจ้าหนี้ , ลงบัญชีให้ในระบบบัญชีแยกประเภท, เพิ่มรายการในรายงานวิเคราะห์ยอดซื้อ , รายงานสินค้าค้างรับจากเจ้าหนี้ ฯลฯ

ตอนที่ 5. Sale Order Management FLOW
อธิบาย FLOW การทำงานของระบบขาย  หรือ  Sale Order  Management FLOW เพื่อให้เข้าใจถึงเอกสารต่างๆ ในระบบขายและวิเคราห์การขาย โดยโปรแกรมทำการเชื่อมโยง ไปยังระบบที่เกียวข้องให้อัตโนมัติ (automatic link)  เช่น ไปลดยอดสินค้าในระบบสินค้าคงคลัง, เพิ่มรายการในรายงานภาษีขาย , เพิ่มยอดลูกหนี้ในระบบลูกหนี้ , ลงบัญชีให้ในระบบบัญชีแยกประเภท, เพิ่มรายการในรายงานวิเคราะห์ยอดขาย , รายงานสินค้าค้างส่งให้ลูกค้า ฯลฯ

ตอนที่ 6. AP Management FLOW
อธิบาย FLOW การทำงานของระบบเจ้าหนี้  หรือ  Account Payable FLOW เพื่อให้เข้าใจถึงเอกสารต่างๆ ในระบบเจ้าหนี้และวิเคราห์หนี้ โดยโปรแกรมทำการเชื่อมโยง ไปยังระบบที่เกียวข้องให้อัตโนมัติ (automatic link)  เ่ช่น เมื่อบันทึกใบเสร็จรับเงิน โปรแกรมจะไปลดยอดเจ้าหนี้ให้ในระบบเจ้าหนี้ , หากเป็นใบเสร็จรับเงินงานบริการ และมีการหักภาษี ณ ที่จ่าย ก็จะไปเพิ่มรายการในรายงานภาษีซื้อ และรายงานภงด.3, ภงด.53  และทำการลงบัญชีให้ในระบบบัญชีแยกประเภท, เพิ่มรายการในรายงานวิเคราะห์อายุหนี้ , รายงานการจ่ายเงินในระบบเช็คและเอกสารธนาคาร ฯลฯ

ตอนที่ 7. AR Management FLOW
อธิบาย FLOW การทำงานของระบบลูกหนี้  หรือ  Account Receiveable FLOW เพื่อให้เข้าใจถึงเอกสารต่างๆ ในระบบลูกหนี้และวิเคราห์หนี้ โดยโปรแกรมทำการเชื่อมโยง ไปยังระบบที่เกียวข้องให้อัตโนมัติ (automatic link)  เ่ช่น เมื่อบันทึกใบเสร็จรับเงิน โปรแกรมจะไปลดยอดลูกหนี้ให้ในระบบลูกหนี้ , หากเป็นใบเสร็จรับเงินงานบริการ และมีการหักภาษี ณ ที่จ่าย ก็จะไปเพิ่มรายการในรายงานภาษีขาย และรายงานภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่บริษัทฯถูกหักภาษีไว้  และทำการลงบัญชีให้ในระบบบัญชีแยกประเภท, เพิ่มรายการในรายงานวิเคราะห์อายุหนี้ , รายงานการรับเงินในระบบเช็คและเอกสารธนาคาร

ตอนที่ 8. Inventory Control Management FLOW
FLOW การทำงานของระบบบริหารสินค้าคงคลัง หรือ IC Management FLOW  เพื่อให้เข้าใจถึงเอกสารต่างๆ ในระบบบริหารสินค้าคงคลัง สำหรับธุรกิจซื้อมา-ขายไป (Trading Firm) และ การผลิต

ตอนที่ 9. การติดตั้งโปรแกรม smartbiz
ใช้งานได้ทั้ง Windows 10, Windows 8,8.1, Windows 7, Windows VISTA, Windows XP
จะอธิบายวิธีการติดตั้งโปรแกรมบัญชีsmartbiz all ซึ่งประกอบด้วย 3 โปรแกรมในชุดเดียวกัน คือ โปรแกรมบัญชีการเงิน smartbiz accounting, โปรแกรมเงินเดือน smartbiz payroll, โปรแกรมการผลิต smartbiz mrp

ตอนที่ 10. รู้จักการใช้โปรแกรมบัญชีSmartbiz อย่างรวดเร็วและการเข้าเมนู 4วิธี
จะอธิบายขั้นตอนการใช้โปรแกรมบัญชี Smartbiz แบบย่อ เพื่อให้เริ่มต้นใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ,โดยอธิบาย flow การทำงานของ โปรแกรม ซึ่งมีเพียง 4 ขั้นตอนหลัก คือ 1.กำหนดโครงสร้างองค์กร 2.เตรียมฐานข้อมูลของระบบต่างๆ 3. บันทึกยอดยกมาจากรอบบัญชีก่อน(ถ้ามี) 4. การบันทึกรายการค้า  ช่วงที่ 2 จะแนะนำการเข้าเมนู 4 วิธี คือ 1.เข้าตาม Workflow มาตรฐาน ทำให้ที่ไม่รู้บัญชี สามารถเลือกเข้าโปรแกรมได้ตรงตามเอกสารบัญชี

 2.เข้าตาม My Workflow เพื่อให้กำหนด flow การทำงานเฉพาะที่ตัวเองรับผิดชอบ ไม่ต้องเรียนรู้เยอะเกินไป 3.เข้าตามเมนูปกติ  4.เข้าแบบ speed menu หรือ shortcut โดยใช้รหัสเมนู

ตั้งแต่ตอนที่ 11 – 50 จะเป็น course basic โดยบันทึกตาม case study ชุด 1
ตอนที่ 11. การตั้งบริษัทใหม่ในโปรแกรม โดยใช้บริษัทฯที่เตรียมให้
 เป็นการกำหนดโครงสร้างองค์กร โดยยกตัวอย่างบริษัทฯ ทัวไป คือ บริษัท แยกเป็นสาขา ,ในสาขาจะมีฝ่ายต่างๆ ,ในฝ่ายจะมีแผนกต่างๆ

ตอนที่ 12. การบันทึกข้อมูลผู้จำหน่าย
หัวข้อนี้จะอธิบายวิธีการบันทึกรายชื่อผู้จำหน่ายหรือ supplier ที่บริษัทฯ มีการติดต่อซื้อสินค้า โดยจะคีย์ตาม case study ของ อ.ขวัญฤดี อำนวยเวโรจน์ ชุดที่ 1 ( ใช้โปรแกรม Smartbiz All v10.0.1 ซึ่งรองรับประกาศรายงานภาษีซื้อขายที่สรรพากรให้ใช้ปี2558)

ตอนที่ 13. การบันทึกฐานข้อมูลลูกค้า

ตอนที่ 14. การบันทึกฐานข้อมูลหน่วยนับ , กลุ่มสินค้า และ รายชื่อสินค้า

ตอนที่ 15. การบันทึกฐานข้อมูลผังบัญชี

ตอนที่ 16. การบันทึกฐานข้อมูลสินทรัพย์

ตอนที่ 17. การบันทึกสมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร

ตอนที่ 18. การบันทึกยอดยกมาของสินค้าคงเหลือ
การบันทึกยอดยกมาของสินค้าคงเหลือ  ตาม case study นี้ จะมียอดยกมาของสินค้าจากงวดบัญชีก่อน เราจะมาบันทึกโดยใช้ใบปรับยอด

ตอนที่ 19. การบันทึกยอดยกมาของลูกหนี้รายตัว
อธิบายวิธีการบันทึกรายการใบส่งของที่ยังค้างชำระ  ในที่นี้ จะยกตัวอย่าง case study ของ อ.ขวัญฤดี อำนวยเวโรจน์ ชุดที่ 1 (ใช้กับ smartbiz V10.01.)

ตอนที่ 20. การบันทึกยอดยกมาของเจ้าหนี้รายตัว
อธิบายวิธีการบันทึกรายการใบส่งของที่ยังค้างชำระ  ในที่นี้ จะยกตัวอย่าง case study ของ อ.ขวัญฤดี อำนวยเวโรจน์ ชุดที่ 1 (ใช้กับ smartbiz V10.01.)

ตอนที่ 21. การบันทึกยอดยกมาของบัญชีแยกประเภท
การบันทึกยอดยกมาของบัญชีแยกประเภท โดยนำตัวเลขจากงบดุลของรอบบัญชีก่อน

ตอนที่ 22. การออกใบส่งของขายเชื่อสินค้า
ยกตัวอย่างตาม case study ของ อ.ขวัญฤดี อำนวยเวโรจน์ ชุดที่ 1 (ใช้โปรแกรม Smartbiz V10.0.1 ที่รองรับประกาศเรื่องรายงานภาษีซื้อ -ขาย )
รายการนี้ เป็นการบันทึก invoice ขายสินค้า โดยไม่เคยบันทึก sale order มาก่อน จึงไม่ต้องค้น Sale order

ตอนที่ 23. การบันทึกใบเสร็จรับเงิน รับเช็คต่างจังหวัด
รายการนี้ เป็นการบันทึกใบเสร็จรับเงินค่าขายสินค้า เป็นการชำระหนี้เต็มตามยอดหนี้ใน invoice  และมีการรับชำระเป็นเช็ค 1 ฉบับ แต่เป็นเช็คต่างธนาคารจากธนาคารที่บริษัทฯ เปิดบัญชีเอาไว้

ตอนที่ 24. การออกใบส่งของขายสดสินค้า
เป็นการบันทึก invoice ขายสินค้าเป็นเงินสด โดยไม่เคยบันทึก sale order มาก่อน จึงไม่ต้องค้น Sale order

ตอนที่ 25. ทำใบ Sale Order
จะอธิบายการบันทึก ใบสั่งขาย หรือ Sale order  ซึ่งบริษัทฯ ได้รับใบสั่งซื้อจากลูกค้ามา แล้วมาบันทึกเข้าที่เมนู Sale order ในโปรแกรม

ตอนที่ 26.การออกใบส่งของซื้อเชื่อสินค้า (ไม่ค้น PO)
ทางบริษัทฯ ได้รับเอกสารใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ จากผู้ขาย แล้วนำมาบันทึกในเมนูซื้อเชื่อสินค้า โดยไม่ต้องค้น Purchase order เนื่องจากไม่เคยทำการสั่งซื้อไว้ก่อน

ตอนที่ 27.ทำใบเสร็จรับเงินค่าขายสินค้า
เป็นการทำใบเสร็จรับเงิน โดยไม่เคยทำใบวางบิลมาก่อน , รับชำระหนี้ เต็มตามยอดหนี้ ที่ลูกหนี้ค้างชำระตาม invoice  และได้รับชำระหนี้มา 2 แบบ คือ
1. รับเงินโอนเข้าในบัญชีออมทรัพย์ของบริษัท และ 2.รับเป็นเช็คต่างธนาคาร

ตอนที่ 28.ทำใบสั่งซื้อสินค้า
หัวข้อนี้ จะเป็นการจัดทำใบสั่งซื้อสินค้า เพื่อสั่งซื้อกับผู้จำหน่าย  โดยไม่มีใบเสนอขอนุม้ติจัดซื้อมาก่อน

ตอนที่ 29.บันทึก invoice ซื้อสดงานบริการ และหักภาษี ณ ที่จ่าย
เป็นการซื้อสดงานบริการ โดยบริษัทฯ มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายและพิมพ์ใบหัก ณ ที่จ่ายให้กับผู้ให้บริการด้วย นอกจากนี้ ยังมีการเพิ่มสินค้าใหม่ คือ ค่าบริการ modify ซึ่งเป็นชนิด”บริการ”  รวมถึงต้องเพิ่มหน่วยนับใหม่ และเพิ่มกลุ่มสินค้าใหม่ ให้เหมาะสมกับ สินค้าที่เป็นค่าบริการ  โดยจะแสดงวิธีการเพิ่มฐานข้อมูลในขณะที่กำลังคีย์ invoice ซื้อสด ไม่ต้องออกจากเมนูที่กำลังทำงานอยู่ได้เลย

ตอนที่ 30. ขายเชื่อสินค้า ส่งของครบตาม SaleOrder
หัวข้อนี้ จะเป็นการบันทึก invoiceขายเชื่อสินค้า โดยตัด Sale order ที่เคยบันทึกไว้ก่อนหน้านี้  เพื่อจะได้ update ยอดสินค้าค้างส่งลูกค้าให้ถูกต้อง

ตอนที่ 31.นำฝากเช็คต่างจังหวัด ถูกหักค่าธรรมเนียมเช็ค
หัวข้อนี้ จะฺอธิบายการบันทึกใบนำฝาก (payin) แต่เป็นเช็คต่างจังหวัด จึงถูกทางธนาคารเรียกเก็บค่าธรรมเนียม 30  บาท โดยบริษัทฯ รับภาระนี้เอง เมื่อบันทึกแล้ว โปรแกรมจะบันทึกบัญชีค่าธรรมเนียมเช็คให้โดยอัตโนมัติ

ตอนที่ 32.ทำ invoiceซื้อเชื่อสินค้าที่เคยทำ PO ไว้
หัวข้อนี้ จะอธิบายการคีย์ invoice ซื้อเชื่อสินค้า โดยนำเอกสารที่ได้รับจากผู้จำหน่ายมาคีย์เข้าเมนูใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ) และต้องค้นเอกสาร Purchase Order (PO) ที่เคยทำการสั่งซื้อไว้ เพื่อเป็นการตัดรายการสินค้าค้างรับจากผู้จำหน่ายออกไปด้วย  หลังจากบันทึกแล้ว โปรแกรม Smartbiz จะเชื่อมโยงข้อมูลไปยังระบบต่างๆ ที่เกียวข้องให้อัตโนมัติ เช่น ไปเพิ่มยอดสินค้าคงคลังในระบบ IC , เพิ่มในรายงานภาษีซื้อ , เพิ่มยอดเจ้าหนี้รายตัวในระบบ AP, ลงบัญชีให้อัตโนมัติในระบบ GL , ไปเพิ่มในรายงานยอดซื้อและวิเคราะห์ซื้อ

ตอนที่ 33.รับวางบิลเจ้าหนี้ และนัดจ่ายเช็ค
หัวข้อนี้ อธิบายการบันทึกใบวางบิลที่เจ้าหนี้มาวางบิลไว้ ซึ่งบริษัทฯ ก็รับวางบิล โดยนำเอกสารมาคีย์เข้าในโปรแกรม และใส่วันที่กำหนดจ่ายเช็ค

ตอนที่ 34. รับคืนสินค้าและทำใบลดหนี้ให้ลูกหนี้
 รายการค้าวันนี้ เป็นการบันทึกใบลดหนี้ โดยรับคืนสินค้ามาด้วย , เมื่อทำการคีย์ จะต้องค้นเอกสารใบส่งของเพื่ออ้างอิงว่า ลดหนี้จากใบส่งของใบใด,
เมื่อค้น invoiceขายใบนั้น มาแล้ว โปรแกรมจะ load รายการสินค้าใน invoice มาให้ทั้งหมด แล้วให้ผู้ใช้งาน เลือกดูว่า รายการใดที่ไม่ได้รับคืน ก็ให้ลบรายการนั้นออกไป  ให้เหลือเฉพาะรายการที่รับคืนเท่านั้น

ตอนที่ 35. ทำใบวางบิลไปวางบิลลูกหนี้
หลังจากที่เราทำการขายสินค้าไปแล้ว เมื่อถึงกำหนดที่ต้องไปวางบิลลูกหนี้  บริษัทฯ จะทำใบวางบิลเพื่อไปวางบิล โดยเลือกรายการที่ยังค้างชำระทั้งหมด เช่น Invoiceขายเชื่อม
ใบลดหนี้ขายเชื่อ เป็นต้น

ตอนที่ 36. จ่ายหนี้ให้เจ้าหนี้ บันทึกใบเสร็จรับเงินและเช็คจ่าย
จ่ายหนี้ให้เจ้าหนี้ บันทึกใบเสร็จรับเงินและเช็คจ่าย , เมื่อถึงกำหนดจ่ายเงิน เจ้าหนี้ จะพิมพ์ใบเสร็จรับเงินเพื่อมารับเช็คจากบริษัทฯ  ในหัวข้อนี้ จะอธิบายการบันทึกเช็คจ่าย พร้อมกับใบเสร็จรับเงินที่ได้รับจากเจ้าหนี้
แต่มีวิธีการคีย์อีกแบบคือ คีย์เช็คจ่ายในระบบเช็คไว้ก่อน และเมื่อได้รับใบเสร็จรับเงินจากเจ้าหนี้แล้ว จึงดึงเช็คที่เคยคีย์ไว้มาจับคู่กัน

ตอนที่ 37. จ่ายค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรฯ หักภาษีไว้และทำ voucher 1 ใบ
หัวข้อนี้ จะอธิบายวิธีการคีย์บิลซื้อสด ด้วยเมนู″บันทึกรายวัน” ในระบบบัญชีแยกประเภท
ซึ่งต่างจากหัวข้ออื่น ที่คีย์จากระบบซื้อแล้วให้โปรแกรมลงบัญชีให้อัตโนมัติ , ข้อดีของการคีย์แบบนี้ คือ จะมี voucher 1ใบ ต่อเอกสารประกอบการลงบัญชีได้หลายใบ (ไม่จำกัด) ซึ่งในที่นี้ คือ
บิลซื้อสดสินค้า-ค่าไฟ ,บิลซื้อสดสินค้า-ค่าน้ำ , บิลซื้อสดงานบริการ-ค่าโทรศัพท์  และใบภาษี หัก ณ ที่จ่าย ของค่าโทรศัพท์

ตอนที่ 38. จ่ายเงินเดือน โดยถอนเงินจากบัญชีออมทรัพย์
 จะทำการบันทึกบัญชีเงินเดือน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่หักจากพนักงาน และ เงินสมทบประกันสังคมส่วนที่หักจากพนักงานไว้

ตอนที่ 39. สั่งคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์
เป็นการสั่งให้โปรแกรมคำนวณค่าเสือมราคาของสินทรัพย์ทุกตัว และลงบัญชีให้อัตโนมัติ โดยจะรวมรายการสินทรัพย์ที่ใช้บัญชีเดียวกันไว้ใน voucher เดียวกัน

ตอนที่ 40.พิมพ์ภาษีซื้อ – ขาย และปิดบัญชีภาษีซื้อ ภาษีขาย
ก่อนจะทำการปิดยอดภาษีซื้อ และภาษีขาย เราจะไปพิมพ์รายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย เพื่อนำยอดมาใช้ในการบันทึกปิดบัญชีที่สมุดรายวันทั่วไป

ตอนที่ 41.รายการปรับปรุง ตั้งค้างจ่ายเงินปกส.ส่วนที่บริษัทออกให้พนักงาน
รายการปรับปรุง ตั้งค้างจ่ายเงินปกส.ส่วนที่บริษัทออกให้พนักงาน : เป็นการบันทึกบัญชีในใบสำคัญรายวันทั่วไป โดยบันทึกเงินสมทบส่วนที่เป็นค่าใช้จ่าย และตั้งค้างจ่ายเงินสมทบปกส. ไว้ เพื่อรอนำส่งในเดือนถัดไป

ตอนที่ 42. ปิดสินค้าคงเหลือต้นงวด และ ปลายงวด
หัวข้อนี้ จะทำเฉพาะกรณีที่เราเลือกการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือเป็นแบบสิ้นงวด หรือ Periodic  โดยในโปรแกรม smartbiz  จะช่วยปิดสินค้าคงเหลือให้อัตโนม้ติ โดยโปรแกรมจะไปคำนวณหามูลค่าสินค้าคงเหลือทั้งยอดต้นงวด และยอดปลายงวดของรอบบัญชีให้อัตโนม้ัติ ทำให้การปิดบัญชีนี้ สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

ตอนที่ 43. ปิดบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรสุทธิ
เมื่อถึงสิ้นงวดบัญชี เราจะทำการปิดบัญชีที่อยู่ในหมวดรายได้ และหมวดค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรสุทธิ เพื่อให้ทราบถึงผลการดำเนินงานของบริษัทฯ ว่าได้กำไร หรือขาดทุนเท่าใด
สำหรับโปรแกรม smartbiz  สามารถเรียกดูงบกำไร ขาดทุนได้ แม้จะยังไม่ได้ปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรสุทธิก็ตาม เพราะโปรแกรมจะทำการคำนวณตัวเลขต่างๆ ให้อัตโนม้ติได้เลย

ตอนที่ 44.ปิดบัญชีกำไรสุทธิเข้าบัญชีกำไรสะสม
จะทำต่อจากการปิดรายได้ค่าใช้จ่าย ซึ่งเราจะทราบผลการดำเนินงานแล้วว่ากำไร หรือ ขาดทุน เราก็จะปิดบัญชีกำไรสุทธิ เข้าบัญชีกำไรสะสม หรือถ้ามีการจ่ายเงินปันผล ก็จะบันทึกจ่ายเงินปันผลไปในคราวเดียวกัน

ตอนที่ 45.  ยกเลิกการปิดบัญชี
หัวข้อนี้ เพิ่มเติมสำหรับผู้ที่ทำการปิดบัญชีไปแล้ว แต่มีความจำเป็นต้องกลับไปแก้ไขรายการในงวดที่ปิดบัญชีไปแล้ว  จึงต้องยกเลิกการปิดบัญชีเสียก่อน แล้วจึงจะเข้าไปแก้ไขรายการในงวดบัญชีนั้นได้

การใช้งาน Business Intelligence BI
ตอนที่ 46.  ทำกราฟ Pie 3 D ด้วย Crystal Business Intelligence (BI) ซึ่งมีในโปรแกรมบัญชี smartbiz
ผู้ใช้งาน สามารถทำกราฟ chart ต่างๆ ที่สวยงาม ดูเข้าใจง่าย เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ และบริหารงาน เช่น กราฟยอดขายของสินค้าเปรียบเทียบกัน หากแสดงในรูปของ pie chart ก็จะเข้าใจได้ง่าย และส่วยงาม มากกว่าการดูรายงานที่เป็นตารางตัวเลขปกติ   การใช้งาน Crystal BI  สามารถทำได้ง่าย ตามตัวอย่างใน vdo นี้  และยังเลือกทำ chart ในรูปแบบอื่นๆ ได้อีก เช่น Bar chart, Line chart เป็นต้น

ตอนที่ 47. ออกแบบรายงานด้วย Crystal BI -layout ที่1
layout ที่1 คือ LAYOUT สำหรับรายงานยอดขายของสินค้าเปรียบเทียบกันในแต่ละเดือน  ผู้ใช้งานสามารถออกแบบรายงานได้ด้วยตัวเอง  สามารถทำ Adhoc report เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ต่างๆ เพื่อช่วยในการบริหารจัดการได้อย่างรวดเร็ว  นอกจากนี้ ใน smartbiz ยังอนุญาตให้ผู้ใช้งานทำการ ออกแบบ (design)  Layout Report เก็บไว้ใช้ในครั้งต่อๆไป ได้ไม่จำกัด และกำหนดได้ว่า จะให้ layout ไหน เป็น default layout เมื่อทำงานในครั้งหน้า

ตอนที่ 48.  ออกแบบรายงานด้วย Crystal BI -layout ที่ 2
layout ที่2 คือ Layout สำหรับรายงานยอดขายของกลุ่มลูกค้าเปรียบเทียบกันในแต่ละเดือน  ซึ่งมีหลักการออกแบบคล้ายกับ Layout 1 แต่ใน row area จะเปลี่ยนจากชื่อสินค้า เป็น กลุ่มลูกค้า โดยมี column area เป็น เดือนของเอกสารขายเหมือนเดิม  ผู้ใช้งานสามารถออกแบบรายงานได้ด้วยตัวเอง  สามารถทำ Adhoc report เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ต่างๆ เพื่อช่วยในการบริหารจัดการได้อย่างรวดเร็ว  นอกจากนี้ ใน smartbiz ยังอนุญาตให้ผู้ใช้งานทำการ ออกแบบ (design)  Layout Report เก็บไว้ใช้ในครั้งต่อๆไป ได้ไม่จำกัด และกำหนดได้ว่า จะให้ layout ไหน เป็น default layout เมื่อทำงานในครั้งหน้า

ตอนที่ 49. ออกแบบรายงานด้วย Crystal BI -layout ที่  3
layout ที่  3 เป็นรายงานที่มีข้อมูลในแนว row 2 level คือ  level 1 เป็น กลุ่มสินค้า ,level 2 เป็น สินค้า  และยังมีการทำ hilight ข้อมูล เพื่อให้สังเกตได้ง่าย เช่น ยอดขายในรายการใด ที่สนใจเป็นพิเศษ ก็ให้มีการระบายสี (back colour) เป็นสีส้ม และให้ตัวเลขนั้น เป็นสีดำ ตัวหนา เพื่อให้สังเกตได้ชัดเจน เป็นต้น

ตอนที่ 50.  drilldown ดูข้อมูล โดย design fileld ได้
drilldown ดูข้อมูล โดย design fileld ที่ต้องการได้  เป็นการดูข้อมูลหรือที่มาของตัวเลขในแต่ละช่อง ว่าเกิดจากเอกสารใบใดบ้าง เช่น ยอดขายของสินค้า A ในเดือน มค. มูลค่า 30,000 บาท ได้จาก invoice ขายรายการใดบ้าง  ซึ่งโปรแกรมจะแสดงรายการของ invoice แต่ละใบ โดยมีรายละเอียด ฟิลด์ต่างๆ ออกมาทั้งหมด  หากผู้ใช้งาน ต้องการเลือกให้แสดงข้อมูลเฉพาะที่สนใจ ก็สามารถ design field ที่จะแสดงเมื่อ drill down เท่านั้น เช่น ดูเฉพาะ เลขที่เอกสารขาย , ชื่อลูกค้า , ชื่อพนักงานขาย , ยอดเงินก่อน VAT , ….

ตอนที่ 51.  Advance course outline

จะพูดถึงหัวข้อต่่างๆ สำหรับหลักสูตร advance  ซึ่งจะเหมาะกับ Implementor, ผู้ที่รู้บัญชี , ผู้ที่ต้องกรใช้งานที่ละเอียดขึ้น เช่น การกำหนดการลงบัญชีอัตโนมัติ , การออกแบบ work flow เพื่อช่วยในการทำงาน , กรณีรับเช็ค 1 ฉบับ จากใบเสร็จ 2 ใบ ,การพิมพ์ใบภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้กับผู้ให้บริการ ฯลฯ

ตั้งแต่ตอนที่ 52   จะเป็น course Advance โดยบันทึกตาม case study ชุด 2
ตอนที่ 52. การลงบัญชีอัตโนมัติระดับบริษัท
การลงบัญชีอัตโนมัติระดับบริษัท ซึ่งเป็น 1 ใน การลงบัญชีอัตโนมัติ ซึ่งมี 4 ระดับ  ซึ่งในโปรแกรมจะทำการกำหนดรูปแบบการบันทึกบัญชีอัตโนมัติไว้ให้แล้ว ตั้งแต่ตอนติดตั้งโปรแกรมครั้งแรก  แต่ถ้าผู้ใช้งาน ต้องการเปลี่ยนแปลง ก็สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงเองได้

ตอนที่ 53. ลงบัญชีอัตโนม้ติแยกตามเล่มเอกสารขาย
 หัวข้อนี้ เป็นการกำหนดการลงบัญชีอัตโนมัติต่างกันเมื่อคีย์ invoice ขายเชื่อสินค้าต่างเล่มกัน   เหมาะกับผู้ที่วางระบบ โดยต้องศึกษา business process, นโยบายทางบัญชีขององค์กร เพื่อวางระบบงานให้เหมาะสมกับองค์กรนั้นๆ

ตอนที่ 54.  ออกแบบให้ invoice ขายเชื่อ มี logo ของบริษัท

ตอนที่ 55.  ออกแบบ work flow เพื่อวางระบบบัญชีคอมพิวเตอร์
หัวข้อนี้ จะอธิบายการออกแบบ Work flow โดยยกตัวอย่าง workflow ของงานลูกหนี้ ซึ่งมีหน้าที่ตามเก็บหนี้ และจัดทำเอกสารใบวางบิล ใบเสร็จรับเงิน เพื่อไปรับเงินจากลูกหนี้
การทำงานตาม workflow ของตัวเอง ทำให้ลดการเรียนรู้ของพนักงานใหม่ได้  ลดความผิดพลาด หลงลืมในการทำงาน โดยทำงานไปตาม workflow ของตัวเอง  และช่วยให้ทำงานได้อย่างครบถ้วน ไม่ตกหล่น เมื่อผู้ใช้งาน รู้วิธีการใช้เครื่องมือในการออกแบบ Work flow แล้ว ก็จะ apply ไปออกแบบ work flow งานอื่นๆ ได้เช่นกัน

ตอนที่ 56.  copy แบบฟอร์มเอกสารไปใช้ที่เครื่องอื่น
จะอธิบายวิธีการ copy แบบฟอร์มเอกสารออกจากเครื่อง เพื่อเอาไปใช้ที่เครื่องอื่น , เมื่อไปที่เครื่องอื่น เราจะใช้วิธี restore form เอกสารที่เคย copy เอาไว้  ทั้งนี้ ผู้ใช้งานสามารถใช้กับโปรแกรมอื่นในเครือ CrystalSoftwareGroup ได้ด้วย

ตอนที่ 57.  พิมพ์ใบภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้ supplier
อธิบายวิธีการผูกแบบฟอร์มเอกสารภาษีหัก ณ ที่จ่าย และวิธีการพิมพ์ใบภาษีหัก ณ ที่จ่าย  ซึ่งในโปรแกรมได้จัดเตรียมแบบฟอร์มภาษีหัก ณ ที่จ่ายไว้ให้แล้ว จึงไม่ต้องออกแบบอีก

ตอนที่ 58.  การบันทึกบัญชีอัตโนมัติระดับกลุ่มสินค้า

ตอนที่ 59. ขายเชื่อบริการ  มีภาษีขายยังไม่ถึงกำหนด ใบที่ 1
รายได้จากค่าบริการเป็นเงินเชื่อ จะเป็นภาษีขายที่ยังไม่ถึงกำหนด และจะเป็นภาษีขายถึงกำหนดเมื่อทำใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ในขั้นตอนถัดไป

ตอนที่ 60. ขายเชื่อบริการ  มีภาษีขายยังไม่ถึงกำหนด รายการที่ 2

ตอนที่ 61. ทำใบเสร็จรับเงินค่าบริการ โดยรับเป็นเช็ค 1 ใบ ร่วมกับใบเสร็จอื่น
จะเป็นการทำใบเสร็จ 2 ใบ โดยรับเป็นเช็ค 1 ใบ ซึ่งมีใบหักภาษีณ ที่จ่าย 1 ใบด้วย เป็นตัวอย่างความสัมพันธ์ระหว่างใบเสร็จหลายใบกับเช็ค 1 ฉบับ

ตอนที่ 62. ทำใบเสร็จค่าบริการใบที่ 2 ค้นเช็คและภาษีหัก ณ ที่จ่ายใบเดิมมาใช้
ทำใบเสร็จค่าบริการใบที่ 2 ค้นเช็คและภาษีหัก ณ ที่จ่ายใบเดิมมาใช้  เป็นรายการต่อเนื่องจากชุด 2/11  ซึ่งในใบเสร็จใบแรก ได้มีการบันทึกเช็ค และใบภาษีหัก ณ ที่จ่ายใบนี้ไว้แล้ว เมื่อมาบันทึกใบเสร็จใบที่ 2 ให้ระบุเลขที่เช็ค และเลขที่ใบหักภาษี ณ ที่จ่ายใบเดิมมาใช้ โดยไม่ต้องคีย์รายละเอียดของเช็คและใบหักภาษี ณ ที่จ่ายอีกแล้ว

ตอนที่ 63.  พิมพ์รายงานภาษีขาย ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เดือนกพ.

ตอนที่ 64.  ทำใบลดหนี้ แต่ไม่รับคืนสินค้า
 เป็นการอธิบายเพิ่มเติมจากหัวข้อที่ผ่านมาแล้ว ที่มีการลดหนี้และรับคืนสินค้าจากลูกค้าด้วย
ในหัวข้อนี้ จะไม่ได้รับคืนสินค้า แต่อยากให้มีรายการสินค้าที่เป็นสาเหตุที่ทำให้ต้องลดหนี้ โดยพิมพ์มาในใบลดหนี้ด้วย  ในเคสนี้ เป็นการลดหนี้เงินสด เพราะเป็นการลดหนี้เกี่ยวเนื่องจาก invoice ขายเชื่อที่ได้รับชำระหนี้ไปแล้ว จึงทำการคืนเงินให้ลูกหนี้ได้เลย

ตอนที่ 65.  เคลียร์ Temp file ถ้าเข้าไปแล้วไม่เจอบริษัทฯ ที่ใช้งาน ** ใช้ด้วยความระมัดระวัง