บทที่10 พัฒนาการต่อขยายระบบจากการวางแผนทรัพยากรองค์กร
เดิมทีผู้พัฒนาการวางแผนทรัพยากรองค์กรต่างพยายามอย่างหนักที่จะทำระบบอื่นๆ ทุกประเภทมาตอบสนองผู้ใช้โดยไม่ต้องจัดหาระบบอื่นๆ ของผู้พัฒนารายอื่น ส่วนหนึ่งอาจเป็นเหตุผลทางการค้าที่จะรักษาลูกค้าไว้ให้มากที่สุด แต่อีกเหตุผลหนึ่งคือ ข้อจำกัดทางด้านเทคนิค เนื่องจากขาดหมาตรฐานในการเชื่อมต่อจึงไม่มีเทคโนโลยีการเชื่อมต่อที่ได้รับความยอมรับในวงกว้าง
จึงทำให้ผู้พัฒนา การวางแผนทรัพยากรองค์กร ต้องสร้างมาตรฐานของตนเอง อย่างกรณีของเอสเอพีอาบัป (SAP ABAP) มิฉะนั้นก็ต้องใช้การเชื่อมต่อโดยไฟล์ ซึ่งต้องทำงานแบบแบทช์เท่านั้น ซึ่งกระบวนการเหล่านี้ใช้ต้นทุนสูงทั้งการพัฒนาและการบำรุงรักษา ดังนั้น โปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์กรต่างๆ จึงมักไม่ค่อยเต็มใจที่จะเชื่อมต่อ แต่เอางบประมาณสำหรับพัฒนาการเชื่อมต่อ ไปใช้ในการพัฒนาระบบอื่นๆ ที่ลูกค้าต้องการ เพราะมองเห็นว่าใช้งบลงทุนพอๆ กัน แต่ระบบเหล่านั้นมักจะเป็นระบบที่เน้นการไหลของงาน (flow centric) ให้การทำงานระหว่างหน่วยงานเป็นไปได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น แต่การวางแผนทรัพยากรองค์กรออกแบบมาเน้นการเป็นแกนกลางของระบบฐานข้อมูลองค์กร และจัดการไหลด้วยการกำหนดค่าในฐานข้อมูลเป็นหลัก (data centric) การวางแผนทรัพยากรองค์กรจึงสามารถทำงานได้ในระดับหนึ่งเท่านั้น ดังนั้น เมื่อเทคโนโลยีที่ใช้ในการเชื่อมต่อผ่านมาตรฐานต่างๆ โดยเฉพาะเว็บ 2.0 ได้รับการยอมรับอย่างแพร่หลาย ทำให้ผู้พัฒนาการวางแผนทรัพยากรองค์กรต่างยอมรับการเชื่อมต่อมากขึ้น
เมื่อการวางแผนทรัพยากรองค์กรยอมรับในการเชื่อมต่อมากขึ้น การต่อขยายระบบก็เป็นไปได้โดยรวดเร็ว ระบบต่างๆ สามารถทำงานประสานกับการวางแผนทรัพยากรองค์กรได้อย่างแนบสนิทมากขึ้น (seemless) ด้วยความพร้อมของเทคโนโลยี จึงช่วยให้การเชื่อมต่อเป็นไปได้ทั้งแบบแบทช์ และแบบออนไลน์ ทั้งที่เป็นการพัฒนาโปรแกรมเชื่อมต่อเป็นพหุภาคี และโปรแกรมเชื่อมต่ออย่างหลากหลาย เช่น การบูรณาการแอพพลิเคชั่นขององค์การ (Enterprise Application Integration – EAI) ดังที่ได้กล่าวไปแล้วก่อนหน้านี้
1. การต่อขยายด้วยระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์
ระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์หรือซีอาร์เอ็ม (Customer Relationship Management – CRM) นี้ เป็นระบบงานที่เน้นการไหลของงานเช่นกัน (flow centric) ข้อมูลของระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์จะถูกผลักให้ไหลผ่านไปยังฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริการลูกค้าและการขายสินค้าและบริการต่างๆ เช่น เมื่อลูกค้าซื้อสินค้าจากฝ่ายขาย ระบบจะแจ้งไปยังฝ่ายบริการให้ดำเนินการเข้าบริการหลังการขาย หลังจากนั้นข้อมูลจะไหลไปยังฝ่ายติดตามและประเมินผล ทำการติดตามสอบถามลูกค้า ถึงความพึงพอใจในสินค้าและบริการ เป็นต้น ซึ่งกระบวนการต่างๆ เหล่านี้จะไหลไปอย่างต่อเนื่อง และมีเพียงบางขั้นตอนที่ต้องเชื่อมโยงกับการวางแผนทรัพยากรองค์กร เช่น เมื่อมีการขายสินค้าจะส่งข้อมูลการขายไปยังระบบงานขายเพื่อออกใบกำกับภาษี หรือบางครั้งระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์ก็ทำการออกใบกำกับภาษีเอง แล้วจึงส่งเฉพาะข้อมูลไปเก็บไว้ที่การวางแผนทรัพยากรองค์กร หลังจากนั้น ระบบบัญชีลูกหนี้ของการวางแผนทรัพยากรองค์กรก็จะดำเนินตามขั้นตอนการเก็บเงินและลงบัญชีต่อไป เมื่อดำเนินการเก็บเงินแล้วก็จะส่งข้อมูลไปยังระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์เพื่อเข้าสู่ทะเบียนลูกค้าเก่าและทำการติดตามการให้บริการตามข้อตกลง(ถ้ามี) และนำข้อมูลลูกค้ามาทำการวิเคราะห์เพื่อวางแผนการตลาดเพื่อให้เกิดการซื้อซ้ำ
2. การต่อขยายด้วยระบบการจัดการโซ่อุปทาน
ระบบการจัดการโซ่อุปทานหรือเอสซีเอ็ม (Supply Chain Management – SCM) เป็นโปรแกรมที่ออกแบบมาที่เน้นการจัดการการปฏิบัติการ (operation management) มากกว่างานด้านบัญชี (accounting) ซึ่งได้รับการนำมาใช้ในการจัดการโซ่อุปทานของธุรกิจค้าปลีกอย่างแพร่หลาย และสามารถรองรับการจัดการตั้งแต่อุตสาหกรรมต้นน้ำจนถึงปลายน้ำ โดยเน้นการวางแผนการจัดหาและการจัดส่งที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ส่วนที่สัมพันธ์กับงานบัญชีจะเกิดเมื่อดึงกระบวนการจัดหา และต่อเนื่องไปถึงงานบัญชีเจ้าหนี้ งบต้นทุนการผลิตและงบการเงินต่างๆ
การจัดการโซ่อุปทานจะทำงานเชื่อมกับการวางแผนทรัพยากรองค์กร และระบบบริหารคลังสินค้า (Warehouse Management System – WMS) เพื่อให้การขนส่งมีประสิทธิภาพ เมื่อทำการสั่งซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์ แล้วซัพพลายเออร์จะทำการจัดส่งไปที่คลังสินค้าเลย แทนที่จะส่งมาที่สำนักงานก่อน กรณีเช่นนี้ ระบบจัดซื้อจะสามารถระบุรายละเอียดการจัดส่งพร้อมทั้งสถานที่รับของจากซัพพลายเออร์ให้เป็นสถานที่ตั้งคลังสินค้าได้ และจะทำการส่งใบรับสินค้า (goods receive note) ไปยังคลังสินค้า เพื่อรอรับสินค้าที่จะมาส่งโดยซัพพลายเออร์ได้ ช่วยให้สะดวกรวดเร็วและประหยัดค่าขนส่ง และยังคงสามารถควบคุมและตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว
3. การต่อขยายด้วยระบบการจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์/การประมูลอิเล็กทรอนิกส์
ระบบการจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ (e-Procurement) ถือเป็นระบบที่ต่อขยายจากระบบจัดซื้อมาตรฐานของการวางแผนทรัพยากรองค์กร ระบบการจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์มักจะวางไว้บนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเพื่อให้ผู้จำหน่ายที่เป็นสมาชิกสามารถเข้ามารับข้อมูลความต้องการสินค้าหรือใบสั่งซื้อ โดยอาจจะเป็นการส่งไฟล์อีดีไอหรือไฟล์สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI file) ไปทางอีเมลของซัพพลายเออร์ จากนั้นซัพพลายเออร์ก็ดำเนินการเตรียมการส่งสินค้าและส่งใบแจ้งรายละเอียดการจัดส่งล่วงหน้า (Advance Shipping Note – ASN) มาให้ผู้ซื้อเพื่อการยืนยันและตรวจสอบและดำเนินการภายใน และดำเนินกระบวนการการจัดซื้อและรับสินค้าตามปกติ ระบบการจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ มักจะวางบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ส่วนการวางแผนทรัพยากรองค์กรมักจะติดตั้งที่ในสำนักงานที่ดำเนินการ (local) ดังนั้น จึงต้องมีขั้นตอนการเชื่อมข้อมูล
บรรณานุกรม สมควร วานิชสัมพันธ์, ชุดวิชา 99701 ธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์และการประยุกต์ หน่วยที่ 7 การวางแผนทรัพยากรองค์กร: มหาวิทยาลัยสุโขทัย ธรรมาธิราช