บทที่11 ปัจจัยสู่ความสำเร็จในการนำการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้
ผู้บริหารสูงสุดต้องให้ความสำคัญ หากผู้บริหารสูงสุดถือว่า การนำการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้
เป็นการปรับปรุงองค์กรครั้งใหญ่และจะมีผลกระทบต่อทั้งองค์กร และมาเป็นประธานในคณะทำงาน (steering committee) ของโครงการติดตั้งระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร จะทำให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการนำการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้
2. การกำหนดวัตถุประสงค์ในการนำมาใช้อย่างชัดเจน
ดังที่กล่าวไว้แล้วว่า การวางแผนทรัพยากรองค์กรมิใช่ระบบครอบจักรวาล และประโยชน์ของการวางแผนทรัพยากรองค์กรก็มีความแตกต่างจากระบบงานอื่น ดังนั้นผู้บริหารจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ในการนำการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้งานที่ค่อนข้างชัดเจน หากไม่มีกำหนดวัตถุประสงค์ให้เป็นกรอบการทำงาน คณะทำงานย่อมประสบความยากลำบากในการติดตั้งระบบ ยิ่งวัตถุประสงค์กว้าง ไม่ชัดเจน โอกาสที่จะเกิดการกระทบกระทั่งกันในองค์กรย่อมมีมาก และเพิ่มโอกาสที่งบดำเนินการจะบานปลาย หรือมิฉะนั้นโครงการก็อาจประสบความล้มเหลวได้
กรณีที่ผู้บริหารต้องการนำการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้ในหลายวัตถุประสงค์ ก็อาจทำได้โดยการกำหนดแผนการติดตั้งเป็นหลายระยะ และจะต้องพยายามไม่ให้แต่ละระยะมีการเหลื่อมเวลากัน เนื่องจาก หากการติดตั้งในระยะถัดไปนั้นมีส่วนที่กระทบกับระบบงานที่ได้ติดตั้งในระยะก่อนหน้าด้วย ย่อมเสี่ยงที่จะเกิดผลกระทบทางด้านเทคนิค หรือมีข้อบกพร่องต่อเนื่องกันเป็นลูกโซ่ หรือล้มต่อเนื่องกันเป็นโดมิโนได้
3. การมีคณะทำงานที่ดีและทำงานร่วมกันได้
ปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อความสำเร็จของโครงการติดตั้งระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร คือทีมงาน หากได้ทีมงานที่ดี ทำงานเข้าขา และสามารถอุทิศเวลาได้ โอกาสที่ระบบจะเป็นไปตามวัตถุประสงค์ และเสร็จในเวลาที่กำหนด ย่อมเป็นไปได้มาก เป็นธรรมดาที่คนเก่งมักจะมีภาระหน้าที่ประจำที่สำคัญ และมักจะไม่มีเวลามากพอที่จะเข้าร่วมโครงการต่างๆ แต่การวางแผนทรัพยากรองค์กร นั้น เป็นระบบที่สำคัญขององค์กร เพราะเป็นระบบที่เป็นฐานรากและโครงสร้างหลักขององค์กร ประสบการณ์ของผู้ที่มีความสามารถที่เข้ามาร่วมโครงการ ย่อมทำให้ระบบได้รับการถ่ายทอดและเป็นที่รวบรวมประสบการณ์ของบุคคลเหล่านั้น ให้เก็บไว้ในระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร ถือเป็นการแปลความรู้ที่มีอยู่ในตัวบุคคล (tacit knowledge) ของพนักงานทุกระดับให้มาเป็นความรู้ที่ปรากฏชัด (explicit knowledge) ในทางหนึ่ง ผู้บริหารระดับสูงจึงต้องให้ความสำคัญต่อโครงการ ในทางวิชาการได้ระบุไว้ว่า หากจะให้โครงการติดตั้งประสบความสำเร็จ ประธานโครงการจะต้องเป็นผู้บริหารระดับสูงสุด หรืออย่างน้อย จะต้องมีผู้บริหารคนหนึ่งที่ดูแล ทุกฝ่ายที่เข้ามาเกี่ยวข้องการติดตั้งระบบนี้ หากผู้มีอำนาจสูงสุดเป็นในรูปคณะกรรมการแล้ว ส่วนมากจะประสบปัญหาในระหว่างดำเนินโครงการได้
4. การคัดเลือกซอฟต์แวร์ที่ใกล้เคียงกับธุรกิจของกิจการที่สุด
เนื่องจากการวางแผนทรัพยากรองค์กรเป็นโปรแกรมที่ทำสำเร็จรูปมาแล้ว แม้ว่าการวางแผนทรัพยากรองค์กรจะรองรับการปรับแก้ แต่ก็ไม่ควรแก้ไขมากนัก เพราะนอกจากต้นทุนสูงมากแล้ว ยังไม่สามารถแก้ไขได้จนเป็นที่พอใจ ดังนั้น หากได้การวางแผนทรัพยากรองค์กรที่ตรงกับธุรกิจมากเท่าไหร่ ก็จะทำให้ต้นทุนการติดตั้งลดลงมากและการนำมาใช้ในระยะยาว มีต้นทุนการดำเนินการต่ำ นอกจากนี้ แนวโน้มของการพัฒนาการวางแผนทรัพยากรองค์กรจะเป็นไปในลักษณะของการวางแผนทรัพยากรองค์กรเฉพาะอุตสาหกรรม (industry-specific) เช่น การวางแผนทรัพยากรองค์กรสำหรับการค้าปลีกเพื่อใช้กับธุรกิจค้าปลีกรายใหญ่โดยเฉพาะ หรือการวางแผนทรัพยากรองค์กรสำหรับกลุ่มก่อสร้าง สำหรับกิจการรับเหมาก่อสร้าง หรือการวางแผนทรัพยากรองค์กรสำหรับอสังหาริมทรัพย์ สำหรับกลุ่มผู้ให้เช่าอสังหาริมทรัพย์ การวางแผนทรัพยากรองค์กรสำหรับอุตสาหกรรมอาหาร เป็นต้น ซึ่งสร้างความพึงพอใจให้แก่ผู้ใช้ องค์กรก็สามารถได้ผลตอบแทนการลงทุนได้อย่างรวดเร็วและชัดเจน ง่ายต่อการคัดเลือก และการติดตั้งเพื่อใช้งานระบบ ลดค่าใช้จ่ายในการอบรมระยะยาว นอกจากนี้ยังเป็นการรวบรวมรูปแบบที่ประสบความสำเร็จมาไว้ในระบบ ตามแนวทางของแนวปฏิบัติที่เป็นเลิศของการพัฒนาระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรต่างๆ ที่ผ่านมา และตอบสนองการทำการรื้อปรับกระบวนการธุรกิจ โดยนำเอาการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาเป็นต้นแบบได้เป็นอย่างดี การวางแผนทรัพยากรองค์กรแบบเน้นอุตสาหกรรม จึงเริ่มเป็นที่ต้องการขององค์กรต่างๆ อย่างชัดเจน อาจกล่าวได้ว่า ทิศทางหลักของการพัฒนาระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร ในอนาคตอันใกล้นี้ การวางยุทธศาสตร์ที่เหมาะสม จึงเป็นการคัดเลือกซอฟต์แวร์ที่เฉพาะทางหรืออย่างน้อยให้ใกล้เคียงกับธุรกิจขององค์กรให้มากที่สุด
5. มุมมองที่มีต่อเทคโนโลยี
ในการนำระบบสารสนเทศใช้ในองค์กรนั้น ผู้ใช้อาจมีมุมมองต่อเทคโนโลยีที่แตกต่างกัน บางท่านเชื่อว่า เทคโนโลยีที่ใหม่ล่าสุดย่อมจะดีที่สุด บางท่านก็เชื่อมั่นในกระบวนการดั้งเดิมที่นำความสำเร็จมาให้องค์กรมาในอดีต แนวคิดต่างๆ เหล่านี้มีผลต่อความสำเร็จของการนำเทคโนโลยีมาใช้ สามารถแบ่งออกได้เป็น 3 แบบคือ
1) แบบเน้นเทคโนโลยี (technology approach) คือการให้ความเชื่อมั่นกับเทคโนโลยีมากกว่าตัวผู้ใช้ เป็นการเอาเทคโนโลยีเป็นศูนย์กลาง มักให้ความสนใจว่าจะใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ ในการพัฒนา สนใจตัวเทคโนโลยีที่ใช้ เช่น ใช้เครื่องรุ่นใหม่ล่าสุด ใช้ภาษาคอมพิวเตอร์ภาษาทันสมัย ใช้ระบบจัดการฐานข้อมูลตัวใหญ่ ใช้สินค้าที่มีชื่อเสียงโด่งดัง โดยเชื่อว่า
บรรณานุกรม สมควร วานิชสัมพันธ์, ชุดวิชา 99701 ธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์และการประยุกต์ หน่วยที่ 7 การวางแผนทรัพยากรองค์กร: มหาวิทยาลัยสุโขทัย ธรรมาธิราช