บทที่12 ข้อควรคำนึงในการนำการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้

Article

บทที่12 ข้อควรคำนึงในการนำการวางแผนทรัพยากรองค์กร
มาใช้

 

เมื่อจะนำมาใช้ย่อมเกิดแรงเสียดทานที่อาจมาจากรอบทิศทาง หากผู้บริหารได้ศึกษาข้อควรคำนึงซึ่งสรุปมาจากประสบการณ์ความสำเร็จ
และความล้มเหลวของโครงการติดตั้งระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาแล้ว ย่อมช่วยให้สามารถวางกลยุทธ์ได้อย่างรอบด้าน

1. โครงการติดตั้งการวางแผนทรัพยากรองค์กรมีอัตราความสำเร็จต่ำ

แม้ว่าจะไม่มีตัวเลขเป็นทางการ แต่เป็นที่ได้ยินกันโดยทั่วไปว่า การนำการวางแผนทรัพยากรองค์กร มาใช้ในองค์กรมักจะพบปัญหาอุปสรรคมากและการประเมินผลตามวัตถุประสงค์ของโครงการมักจะสับสน บางครั้งผลการประเมินก็ดีเยี่ยมในช่วงเริ่มต้น แต่ต่อมาโครงการกลับล้มเหลว ซึ่งอาจเป็นเพราะสาเหตุต่างๆดังต่อไปนี้

1) โครงการไม่ได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่จากผู้บริหารระดับสูงสุดขององค์กร โครงการติดตั้งการวางแผนทรัพยากรองค์กรเป็นโครงการที่เกี่ยวพันกับทุกหน่วยงาน ซึ่งหน่วยงานต่างๆเหล่านั้น เป็นหน่วยงานระดับเดียวกัน หากผู้บริหารสูงสุดไม่ให้ความสำคัญ ไม่ได้เป็นประธานคณะทำงาน ย่อมทำให้หน่วยงานต่างๆ ไม่ให้ความสำคัญ ไม่จัดสรรทรัพยากรให้กับโครงการ เมื่อมีข้อขัดแย้งก็ไม่สามารถยุติเองได้ และเมื่อจะต้องมีการปรับกระบวนการดำเนินธุรกิจ ก็จะไม่สามารถตัดสินใจได้ ซึ่งจะเป็นปัญหาที่จะเกิดในโครงการติดตั้งระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรทุกโครงการ ดังนั้น การไม่ได้รับการสนับสนุนอย่างจากผู้บริหารสูงสุดจึงเป็นสาเหตุใหญ่ของความล้มเหลว

2) การคัดเลือกการวางแผนทรัพยากรองค์กรที่ไม่เหมาะสมกับองค์กร เนื่องจากการวางแผนทรัพยากรองค์กรแต่ละตัวนั้นมีจุดเด่นต่างกัน และไม่ปรากฏว่ามีการวางแผนทรัพยากรองค์กร รายใดที่มีความเชี่ยวชาญครอบคลุมกระบวนการธุรกิจทุกประเภท ดังนั้น การเลือกซื้อการวางแผนทรัพยากรองค์กร โดยการดูแบบผิวเผินโดยเข้าใจว่า การวางแผนทรัพยากรองค์กรเป็นยาครอบจักรวาล จึงเป็นสาเหตุหลักสาเหตุหนึ่งของความล้มเหลว

3) ผู้บริหารมิได้กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างชัดเจน การวางแผนทรัพยากรองค์กรสามารถใช้เพื่อหลายวัตถุประสงค์ เช่น เพื่อแก้ปัญหาคลังสินค้าที่ล้นสต๊อก เพื่อลดความซ้ำซ้อนของเอกสาร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต เพื่อการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ เพื่อบริหารลูกหนี้ เพื่อการทำงานที่รวดเร็วทันสมัย เป็นต้น ซึ่งผู้บริหารจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์อย่างชัดเจนให้แก่คณะทำงานโครงการ มิฉะนั้น คณะทำงานจะไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญได้ว่า สิ่งใดควรทำก่อนหลัง สิ่งใดไม่ควรใช้เวลาและทรัพยากรไปในระหว่างการติดตั้งระบบ อนึ่ง หากกำหนดวัตถุประสงค์อย่างกว้างหรือเลื่อนลอย โอกาสที่โครงการจะล้มเหลวก็ยิ่งมากขึ้น โดยทั่วไป ผู้บริหารจะต้องกำหนดนโยบายว่า ผู้บริหารจะให้ความสำคัญกับเรื่องใดมากกว่ากันระหว่าง งบประมาณในโครงการ ระยะเวลากำหนดเสร็จของโครงการ ความสมบูรณ์แบบของโครงการ มิฉะนั้นโครงการจะเดินไปได้ด้วยความยากลำบาก นำมาซึ่งการเสียโอกาสและประสิทธิภาพของคณะทำงาน

4) คณะทำงานไม่ยึดเอาขอบเขตของระบบและแผนการดำเนินงานอย่างเคร่งครัด เนื่องจากการวางแผนทรัพยากรองค์กรเกี่ยวข้องกับทุกฝ่าย ซึ่งแต่ละฝ่ายมีภารกิจหน้าที่ประจำวันอยู่เต็มมือ และยังต้องจัดสรรเวลามาร่วมงานในโครงการด้วย หากคณะทำงานไม่ถือเอาแผนการดำเนินงานอย่างเคร่งงครัด จะทำให้ปฏิทินการทำงานแปรปรวนอย่างหนักในวงกว้าง นำมาซึ่งความเหนื่อยล้าของทุกฝ่าย ในที่สุดก็จะไม่ได้รับการสนับสนุน ไม่เชื่อมั่นในแผนงานของโครงการ จะยิ่งทำให้โครงการยืดเยื้อออกไป ในยุคที่การแข่งขันสูง สภาพแวดล้อมทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงเร็ว องค์กรย่อมต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง ยิ่งทำให้ความล่าช้าของโครงการส่งผลกระทบต่อความสมบูรณ์ของโครงการที่วางกรอบไว้แต่แรก ยิ่งเพิ่มโอกาสที่โครงการจะล้มเหลวได้ รวมทั้งค่าใช้จ่ายที่บานปลายในอัตราเร่ง กล่าวคือ โครงการที่ควรจะเสร็จภายใน 3 เดือน หากยืดเวลาออกไปเป็น 6 เดือน ก็จะมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าเดิมมากกว่า 100 เปอร์เซนต์ และหากโครงการมีระยะเวลาเกิน 1 รอบปีงบประมาณ จะยิ่งได้รับผลกระทบจากแผนการดำเนินงานของปีถัดไปมากยิ่งขึ้น ซึ่งผู้บริหารจะต้องกำหนดงบประมาณสำรองในสัดส่วนที่มากเป็นทวีคูณ และโครงการที่มีอายุมากกว่า 2 รอบปีงบประมาณ อาจเป็นโครงการที่ไม่มีโอกาสประสบความสำเร็จไปตลอดกาลจนต้องพิจารณาตั้งงบประมาณโครงการทั้งหมดเสียใหม่

5) ความไม่คุ้นกับการทำงานที่ซับซ้อนในระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร เนื่องจาก “คน” คือกุญแจหลักของความสำเร็จของโครงการ และการวางแผนทรัพยากรองค์กรเป็นระบบที่ซับซ้อน เข้าใจยาก ผู้ใช้ย่อมไม่ค่อยคุ้นเคยกับระบบเช่นนี้มาก่อน ทำให้เกิดความยากลำบากในการเรียนรู้ ยิ่งการวางแผนทรัพยากรองค์กรมีขนาดใหญ่มากเท่าไหร่ ความซับซ้อนก็มากขึ้นเท่านั้น โอกาสที่จะล้มเหลวก็มากขึ้นเป็นเงาตามตัว

6) การต่อต้านการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้ ซึ่งเป็นเรื่องปกติที่พบเสมอเมื่อองค์กรต้องการเปลี่ยนแปลงในเรื่องใดๆ ก็ตาม โดยเฉพาะการนำการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้เพื่อปรับเปลี่ยนกระบวนการดำเนินธุรกิจทั้งระบบ ยิ่งสร้างความอึดอัดให้แก่ผู้ใช้มากขึ้น

7) การวางแผนทรัพยากรองค์กรเป็นระบบที่เกี่ยวพันกับทุกฝ่ายและอยู่ตรงกลางระหว่างความขัดแย้งของฝ่ายต่างๆ เป็นการยากที่จะให้ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรตอบสนองความต้องการของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งมากกว่า ขณะที่ลดความสำคัญของฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง และเป็นการยาก

 

บรรณานุกรม

สมควร วานิชสัมพันธ์, ชุดวิชา 99701 ธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์และการประยุกต์ หน่วยที่ 7 
การวางแผนทรัพยากรองค์กร: มหาวิทยาลัยสุโขทัย ธรรมาธิราช