บทที่13 ต้นทุนและผลตอบแทนการลงทุนของการวางแผนทรัพยากองค์กร
ในปีค.ศ. 2002 หรือ พ.ศ. 2545 บริษัทเมต้ากรุ๊ป (Meta Group) ได้ทำการศึกษาต้นทุนรวมของการจัดหาการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้ ประกอบตัว ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ การให้บริการแบบมืออาชีพ (professional services) และค่าใช้จ่ายส่วนของพนักงานขององค์กร
ในการศึกษาได้รวมต้นทุนในการเริ่มต้นระบบและต้นทุนที่เกิดขึ้นต่อเนื่องอีก 2 ปี ซึ่งจะครอบคลุมไปถึงค่าบำรุงรักษา ค่าอัพเกรดและค่าปรับแต่งระบบ ของ 63 บริษัทในต่างประเทศ ประกอบไปด้วยกิจการทั้งขนาดเล็ก กลาง และใหญ่ พบค่าเฉลี่ยการลงทุนอยู่ที่ 15 ล้านเหรียญสหรัฐ หรือประมาณ 495 ล้านบาท (ที่อัตราแลกเปลี่ยน 33 บาทต่อ 1 ดอลล่าร์สหรัฐ) โดยเงินลงทุนต่ำสุดอยู่ที่ 400,000 เหรียญ หรือราว 13 ล้านบาท ซึ่งเป็นตัวเลขที่สูงมาก โดยไม่แบ่งแยกว่าจะเป็นกิจการประเภทใด และในปีค.ศ. 2007 บริษัทอะเบอดีนกรุ๊ป (Aberdeen Group) ได้สำรวจข้อมูลจาก 1,680 โรงงาน ทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ พบว่า งบลงทุนในเรื่องการวางแผนทรัพยากรองค์กรจะแปรผันตามขนาดขององค์กร หมายความว่า เมื่อบริษัทมีขนาดใหญ่ จำนวนผู้ใช้มาก ค่าซอฟต์แวร์และค่าบริการจะสูงขึ้นเป็นเงาตามตัว ตัวอย่างเช่น กิจการที่มียอดขาย 50 ล้านเหรียญ คาดว่าจะต้องใช้งบปรมาณ 384,295 เหรียญ หรือคิดเป็นเงินไม่ต่ำกว่าร้อยละ 0.8 ของยอดขาย ส่วนกิจการขนาดกลางที่มียอดขายระหว่าง 50 ล้านเหรียญถึง 100 ล้านเหรียญ จะต้องลงทุนเฉลี่ยไม่ต่ำกว่า 1 ล้านเหรียญ หรือประมาณร้อยละ 0.2 ถึง 1 ของยอดขาย และกิจการขนาดใหญ่ที่มียอดขายระหว่าง 500 ล้านเหรียญ ถึง 1,000 ล้านเหรียญ จะต้องลงทุนใน การวางแผนทรัพยากรองค์กร ไม่ต่ำกว่า 3 ล้านเหรียญ หรือไม่ต่ำกว่าร้อยละ 0.6
แม้ว่านิยามขนาดกิจการของต่างประเทศอาจจะแตกต่างจากไทย แต่ตัวเลขเหล่านี้ย่อมจะสะท้อนภาพการลงทุนในการวางแผนทรัพยากรองค์กรได้ บางคนกล่าวว่าเป็นตัวเลขที่สูงมาก แต่บางคนก็มองว่า หากเทียบกับสัดส่วนของยอดขายแล้ว ถือว่าการลงทุนในการวางแผนทรัพยากรองค์กรเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เพราะงบลงทุนไม่เกินร้อยละ 1 ของยอดขาย หากระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรนั้นใช้งานง่าย ค่าใช้จ่ายส่วนมากจะอยู่ในช่วงปีแรก หากประสบผลสำเร็จในการติดตั้งและนำมาใช้งาน ก็ถือว่าเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า ดังนั้นประเด็นสำคัญจึงน่าจะอยู่ที่ความสำเร็จของการนำมาใช้มากกว่างบลงทุน
1. ต้นทุนแฝงที่เกิดหลังจากการติดตั้ง
การติดตั้งการวางแผนทรัพยากรองค์กรอาจจะใช้เวลาตั้งแต่ 3 เดือนจนถึง 2-3 ปี ขึ้นกับขอบเขตของระบบงาน กรณีที่กิจการที่มีความซับซ้อนหรือการกำหนดแผนให้นำการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาติดตั้งใช้ในคราวเดียวทั่วทั้งองค์กร อาจจะต้องใช้เวลาตั้งแต่ 6 เดือนขึ้นไป อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าระยะเวลาดังกล่าวจะเป็นระยะเวลาที่เป็นไปตามแผนหรือไม่ ยิ่งใช้ระยะเวลายาวนานมากขึ้นเท่าใด โอกาสที่จะเกิดการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจในระหว่างการติดตั้งระบบย่อมมีมากขึ้น โดยเฉพาะในยุคที่การแข่งขันรุนแรง องค์กรต่างๆ ไม่อาจหยุดนิ่งได้นานนัก การปรับเปลี่ยนกระบวนการดำเนินธุรกิจย่อมเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ระยะเวลาที่เพิ่มขึ้นจะเพิ่มโอกาสที่โครงการติดตั้งระบบจะล้มเหลวมากขึ้นเช่นกัน รวมทั้งองค์กรก็จะมีต้นทุนแฝงมากขึ้นเรื่อยๆ เช่น ต้นทุนค่าเสียโอกาส ต้นทุนการอบรมซ้ำซาก การโอนย้ายฐานข้อมูลหลายๆ ครั้ง ข้อมูลที่ไม่ทันสมัย การนำไปตัดสินใจที่ผิดพลาด เป็นต้น
2. ต้นทุนของการบำรุงรักษาระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร
การบำรุงรักษา (maintenance) เป็นส่วนที่ต้นทุนสูงดังที่กล่าวไว้ข้างต้นซึ่งนั่นเป็นมุมมองของการบำรุงรักษาตัวซอฟต์แวร์หลังจากการพัฒนาเท่านั้น แต่ในหัวข้อนี้ เป็นการมองในภาพรวมจากมุมมองของผู้ใช้ ซึ่งการบำรุงรักษาในมุมมองของผู้ใช้ จะต้องรวมเอาการบำรุงรักษาฮาร์ดแวร์ ระบบเครือข่าย การบริการแก้ปัญหาให้ผู้ใช้ การอบรมเพิ่มเติม และค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการบริการผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ ด้วย ซึ่งค่าบำรุงรักษาในมุมมองของผู้ใช้จะเป็นการเฉลี่ยค่าใช้จ่ายกับลูกค้ารายอื่นๆ ของผู้ให้บริการ ทำให้ช่วยลดค่าบำรุงรักษาโดยรวมของผู้ใช้แต่ละองค์กรลงได้ แต่กระนั้นก็ตาม องค์กรในไทยมักจะไม่ค่อยยินดีจ่ายค่าบำรุงรักษาระบบ ทั้งการบำรุงรักษาซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ด้วย ทำให้ยืนบนความเสี่ยงกับการล้มเหลวของระบบงาน แต่ในการนำการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้นั้น การบำรุงรักษามีความสำคัญยิ่งกว่าตัวซอฟต์แวร์เองโดยเฉพาะกรณีที่มองการใช้งานในระยะยาว เนื่องจากเป็นการคุ้มครองเงินลงทุนที่ได้ลงไปแล้ว ช่วยให้ระบบทำงานได้อย่างราบรื่น และสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับเทคโนโลยีใหม่ได้อย่างต่อเนื่อง ดังนั้น ในโครงการจัดซื้อระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรนั้น ผู้บริหารจึงควรจัดสรรงบประมาณเพื่อการบำรุงรักษาไว้ตั้งแต่แรก โดยทั่วไปนั้น การบำรุงรักษาการวางแผนทรัพยากรองค์กร จะประกอบด้วยการบริการ การให้ความช่วยเหลือหรือเฮลพ์เดสก์ (help desk support) การอัพเกรดซอฟต์แวร์ และการบริการอื่นๆ โดยทั่วไปค่าใช้จ่ายการบำรุงรักษาระบบ เฉพาะส่วนของซอฟต์แวร์จะประมาณร้อยละ 10-15 ต่อปี ของเงินลงทุนเริ่มแรก และค่าบำรุงรักษาฮาร์ดแวร์จะประมาณร้อยละ 33 ต่อปี ของเงินลงทุนเริ่มแรก และถือเป็นงบประมาณประจำปีขององค์กรด้วย
3. ต้นทุนของการปฏิบัติการเป็นต้นทุนที่ถูกลืม
ผู้บริหารจำนวนไม่น้อยที่เข้าใจว่า เมื่อนำระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้แล้ว จะสามารถลดจำนวนคนลงได้ แต่ในความเป็นจริงการวางแผนทรัพยากรองค์กรไม่สามารถทดแทนคนได้
บรรณานุกรม สมควร วานิชสัมพันธ์, ชุดวิชา 99701 ธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์และการประยุกต์ หน่วยที่ 7 การวางแผนทรัพยากรองค์กร: มหาวิทยาลัยสุโขทัย ธรรมาธิราช