บทที่2 Concept

Article

บทที่2 Concept

 

เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาใช้ในการบริหารงานองค์กรตั้งแต่เมื่อใดนั้น เป็นคำถามที่ตอบได้ยาก
แต่เป็นที่แน่ชัดว่าการกำเนิดของระบบคอมพิวเตอร์นั้น มีวัตถุประสงค์ที่จะตอบสนองงานองค์กรเป็นหลัก

หลังจากนั้นมา พัฒนาการของระบบคอมพิวเตอร์ก็ก้าวกระโดดมาโดยตลอด และได้ถูกประยุกต์ใช้อย่างกว้างขวางและส่งผลกระทบอย่างมากต่อวิถีชีวิตและวิธีการดำเนินธุรกิจขององค์กรทุกองค์กร และเนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศได้วางอยู่บนรากฐานของระบบคอมพิวเตอร์ ย่อมต้องมีการเปลี่ยนแปลงอย่างก้าวกระโดดเช่นกัน

การที่จะนำสิ่งใดมาประยุกต์ใช้ ย่อมต้องทำความเข้าใจสิ่งนั้นให้เพียงพอที่จะจำแนกและจัดการองค์ประกอบ โครงสร้าง กระบวนการที่จะนำมาใช้ จึงจะประสพความสำเร็จในการนำมาใช้ได้อย่างแท้จริง แต่เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นศาสตร์ที่หลากหลาย ซับซ้อน มีนิยามของศัพท์มากมาย และเข้าใจให้ถ่องแท้ได้ยาก เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศถือว่าเป็นศาสตร์แห่งการประยุกต์อย่างแท้จริง ดังจะเห็นได้ว่า พัฒนาการของเทคโนโลยีนี้ เกิดจากการคิดค้น ต่อยอด และการแข่งขันอย่างรุนแรง พัฒนาการเหล่านี้ มักเกิดจากการลองผิดลองถูกผสมผสานกับการแข่งขันทางการค้า และเป็นที่มาของนิยามศัพท์ที่หลากหลาย และทับซ้อนกันจำนวนมาก ทำให้ยากที่จะจำแนกองค์ประกอบและโครงสร้างที่ชัดเจนและเป็นที่ยอมรับของทุกฝ่ายได้

ในการที่จะประยุกต์ใช้ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise resource planning – ERP ) ให้มีประสิทธิภาพ จึงควรศึกษาความเป็นมาและพัฒนาการของแนวคิดการประยุกต์ใช้ ซึ่งจะช่วยให้สามารถเข้าใจขอบเขตของระบบ บทบาท และหน้าที่ของระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรได้ถ่องแท้ยิ่งขึ้น

เนื่องจากซอฟท์แวร์เป็นสิ่งที่จับต้องไม่ได้ การทำความเข้าใจซอฟท์แวร์จึงต้องเข้าใจกระบวนการทำงานของซอฟท์แวร์แล้วให้เกิดภาพกระบวนการเหล่านั้นขึ้นมาในใจ ดังนั้น เพื่อทำความเข้าใจระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร การได้เห็น ได้สัมผัสการทำงานของระบบจึงเป็นส่วนที่ขาดไม่ได้

ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรเป็นระบบขนาดใหญ่ ที่รวบรวมกระบวนการดำเนินธุรกิจของทั้งองค์กรให้เป็นหนึ่งเดียวกัน และมีเทคโนโลยีที่ซับซ้อนซ่อนอยู่เบื้องหลังการทำงานร่วมกันของแต่ละโมดูล ทำให้โปรแกรมระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรแตกต่างจากโปรแกรมอื่นๆที่เขียนขึ้นมาใช้ภายในองค์กรแบบแยกส่วน ซึ่งผู้ที่ทำหน้าที่ตัดสินใจในการนำซอฟท์แวร์มาใช้ในการบริหารงานองค์กรควรทราบ เพื่อใช้ในการวางยุทธศาสตร์ให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ขององค์กรอย่างแท้จริง

นอกจากการได้เห็นภาพการไหลของกระบวนการทำงานในระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรแล้ว การได้เห็นการทำงานร่วมกับองค์ประกอบอื่นๆที่อยู่นอกเหนือขอบเขตของระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร ซึ่งเป็นส่วนประกอบในโครงสร้างธุรกรรมอิเลคทรอนิกส์ ย่อมจะช่วยให้ผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจเลือกใช้ระบบ สามารถเลือกทางเลือกที่เหมาะสมกับองค์กร บนความทับซ้อนของข้อเสนอของผู้ให้บริการต่างๆได้อย่างมีหลักเกณฑ์

นอกจากความเข้าใจแนวคิดของการนำระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้ดังกล่าวแล้ว การกำหนดยุทธศาสตร์ของการนำมาใช้ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ชัดเจน กระบวนการคัดเลือกซอฟท์แวร์ (software selection) อย่างเป็นระบบ การศึกษาข้อพึงระวังที่รวบรวมจากความสำเร็จและความล้มเหลวขององค์กรต่างๆ และการได้รับคำแนะนำจากผู้รู้ถึงทิศทางเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง จะช่วยให้สามารถกำหนดขอบเขตและแผนระยะต่างๆในการนำมาใช้อย่างมีกลยุทธ และลดความเสี่ยงที่จะประสพความล้มเหลวลงได้

ปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่จะสร้างความสำเร็จให้เกิดขึ้นต่อโครงการนำระบบใดๆมาใช้ คือ “คน” ซึ่งในที่นี้หมายถึง คณะทำงานดำเนินการติดตั้งระบบโดยมีผู้บริหารสูงสุดเป็นประธาน ผู้ใช้ทั้งหมดภายในองค์กร และที่ขาดไม่ได้คือผู้ให้บริการที่มีความมุ่งมั่นอย่างแท้จริง

อย่างไรก็ตาม นิยามความสำเร็จของแต่ละคนย่อมต่างกัน บ่อยครั้งที่ผู้บริหารมักจะกำหนดเป้าหมายในขั้นแรกเพียงแค่การติดตั้งให้สามารถใช้งานได้ แต่เมื่อการติดตั้งดำเนินไประยะหนึ่ง ผู้บริหารมักจะเปลี่ยนเป้าหมายไปสู่การสร้างผลตอบแทนการลงทุน โดยต้องการสร้างประโยชน์จากระบบให้มากที่สุด ด้วยงบประมาณเดิมและให้เพิ่มเข้าในแผนของโครงการเดิม ซึ่งดูผิวเผินแล้ว ก็น่าจะเป็นประโยชน์ส่วนเพิ่มโดยไม่มีต้นทุนเพิ่ม เนื่องจากเป็นการมองที่ตัวเงินมากกว่าต้นทุนแฝงอื่นๆที่มองเห็นได้ยาก เช่น ต้นทุนแรงงาน ค่าเสียโอกาสจากความล่าช้า ความเหนื่อยล้าจากการทำงานคู่ขนานของบุคคลากร การหมดกำลังใจกับโครงการที่ยืดเยื้อไม่มีกำหนดเสร็จ ความไม่มั่นใจต่อเป้าหมายที่ชัดเจน การไม่ทราบขอบเขตความรับผิดชอบของคณะทำงาน การหมดหวังต่อความสำเร็จและผลงานที่จะเกิดแก่หน้าที่ที่เหนื่อยยาก แรงเสียดทานจากผู้ใช้ที่จะมีต่อคณะทำงานจากความล่าช้าของโครงการจากความไม่มั่นใจต่อความสำเร็จของโครงการ มีผลต่อทัศนคติที่ไม่ดีต่อการนำนวัตกรรมใหม่ๆมาใช้ในองค์กรในอนาคต ผู้บริหารจึงควรมีความชัดเจนต่อวัตถุประสงค์ของการนำมาใช้ สามารถกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและเอื้อมถึงให้แก่คณะทำงาน ซึ่งจะทำให้นิยามของความสำเร็จเป็นที่ยอมรับของทุกฝ่าย สร้างทัศนคติที่ดีต่อบุคคลากรในองค์กรในการนำระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้และพร้อมที่จะสร้างความสำเร็จที่สูงขึ้นไปต่อไปให้องค์กรในอนาคต

 

บรรณานุกรม

สมควร วานิชสัมพันธ์, ชุดวิชา 99701 ธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์และการประยุกต์ หน่วยที่ 7
การวางแผนทรัพยากรองค์กร: มหาวิทยาลัยสุโขทัย ธรรมาธิราช