บทที่5 แนวคิดของการนำการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้

Article

บทที่5 แนวคิดของการนำการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้

 

เริ่มจากการเขียนโปรแกรมเฉพาะกิจเพื่อใช้เฉพาะในองค์กรนั้นๆ ไม่มีมาตรฐานร่วมในการออกแบบและพัฒนา
ต่อมาจึงเกิดโปรแกรมสำเร็จรูปขึ้นจากการรวบรวมประสบการณ์จากหลายองค์กรในส่วนที่เป็นมาตรฐานที่สามารถใช้ร่วมกันได้

แต่ก็ยังเป็นระบบขนาดเล็ก เช่น โปรแกรมระบบเงินเดือน โปรแกรมบัญชี เป็นต้น จนมาถึงยุคที่พัฒนาการของโปรแกรมสำเร็จรูปเริ่มมีความซับซ้อนและมีขนาดใหญ่ขึ้นครอบคลุมส่วนงานในองค์กรกว้างขวางขึ้น ขณะเดียวกันก็มีความสำคัญมากขึ้นเช่นกัน โดยแต่ละโปรแกรมยังต่างคนต่างทำและมีหลายส่วนที่ซ้ำซ้อนกัน ไม่สามารถเชื่อมโยงกันได้ เช่น โปรแกรมบัญชีของผู้พัฒนารายหนึ่ง ก็จะไม่เชื่อมโยงกับโปรแกรมบริหารคลังสินค้าของอีกรายหนึ่ง เป็นต้น ดังนั้น ถึงแม้ว่าโปรแกรมจะครอบคลุมงานมากขึ้น แต่ข้อมูลก็ยังแยกกระจัดกระจายต่างคนต่างเก็บ เหมือนเกาะในมหาสมุทร (information island) หน่วยงานต่างๆ ก็ทำงานในส่วนงานของตนเองเหมือนไซโล (silo) ไม่ประสานกัน

ต่อมาเมื่อเข้าสู่ยุคของระบบเครือข่ายมีราคาถูกลง และใช้กันอย่างแพร่หลาย ที่เรียกว่า ระบบเครือข่ายท้องถิ่นหรือระบบแลน (LAN – Local Area Network) และเมื่อหน่วยความจำและอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลมีการพัฒนาไปอย่างมาก และการเกิดขึ้นของฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (relational database) จึงเกิดแนวคิดการสร้างแพลตฟอร์ม (platform) ในการพัฒนาโปรแกรมร่วมกัน ทำให้เทคโนโลยีการพัฒนาระบบซอฟต์แวร์เปิดกว้างขึ้น ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาจากหลายแหล่ง สามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น สนับสนุนให้เกิดการพัฒนาระบบซอฟต์แวร์ทางด้านธุรกิจที่เป็นแบบบูรณาการขนาดใหญ่ โดยรวบรวมระบบย่อยต่างๆ ให้เข้ามาอยู่บนแพลตฟอร์มเดียวกันจนครอบคลุมระบบทั้งหมดขององค์กร

แนวคิดที่กลายเป็นจุดกำเนิดของแนวคิดการวางแผนทรัพยากรองค์กรในเวลาต่อมาคือ การรวบรวมกระบวนการทำงานจากส่วนต่างๆ ขององค์กรเข้ามาเป็นหนึ่งเดียว เพื่อตอบสนองการวางแผนความต้องการวัตถุดิบ (Material requirements planning – MRP) ซึ่งถือเป็นแนวคิดที่ล้ำหน้าไปมากสำหรับยุคที่ระบบคอมพิวเตอร์ยังมีความสามารถในการประมวลผลต่ำและระบบเครือข่ายยังมีราคาแพง เนื่องจากระบบขนาดใหญ่ที่ซับซ้อนมากและทำให้ซอฟต์แวร์สำหรับการบริหารงานธุรกิจเข้ามามีบทบาทสำคัญมากยิ่งขึ้น หลังจากนั้นจึงเกิดแนวคิดที่จะรวบรวมระบบอื่นๆ ที่ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปที่เคยแยกกันเก็บข้อมูล ให้เข้ามาอยู่ในกระแสการไหลของงานขนาดใหญ่ร่วมกัน และกลายมาเป็นระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรในที่สุด

แม้ว่าผู้พัฒนาการวางแผนความต้องการวัตถุดิบ (MRP) จะเป็นผู้นำแนวคิดในการรวบรวมระบบจนมาเป็นการวางแผนทรัพยากรองค์กรในที่สุด แต่ซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กรส่วนมากในปัจจุบันกลับมิได้ต่อยอดมาจากการวางแผนความต้องการวัตถุดิบ แต่มักจะต่อยอดมาจากระบบบัญชีการเงินเป็นส่วนมาก เช่น เอสเอพี (SAP) ออราเคิล (Oracle) เจดีเอ็ดเวิดส์ (J.D. Edwards) และแม้กระทั่งซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กรของไทยชื่อ โฟร์มา (Forma) ฟอร์มูล่า (FORMULA) ก็มีรากฐานมาจากระบบบัญชีและการเงิน และมีบทบาทหลักในการเป็นระบบงานส่วนหลัง (back office systems) ให้กับระบบอื่นๆ ซึ่งสามารถทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลกลางที่มีแบบแผนเดียวกันมากกว่าฐานข้อมูลของฝ่ายผลิต ซึ่งมักจะเฉพาะเจาะจงอุตสาหกรรมใดอุตสาหกรรมหนึ่ง ทำให้ระบบงานส่วนหลังของการวางแผนทรัพยากรองค์กร กลายมาเป็นผู้สืบทอดแนวคิดที่ประสบความสำเร็จในวงกว้างมากกว่าระบบการวางแผนความต้องการวัตถุดิบเพียงอย่างเดียว

จากจุดเริ่มต้นที่มาจากระบบการวางแผนความต้องการวัตถุดิบแล้ว โดยมุ่งเน้นไปที่การผลิตสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพโดยการนำระบบฐานข้อมูลขนาดใหญ่และเชื่อมโยงกันมาใช้ให้เกิดประโยชน์เป็นหลัก ต่อมาจึงขยายขอบเขตเข้ามาถึงฝ่ายจัดซื้อและการพยากรณ์ของฝ่ายขายมากขึ้น นำมาสู่เอกสารที่เป็นทางการและต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบของภาครัฐอย่างถูกต้องและรัดกุม ทำให้เกิดการรวมกันของระบบงานผลิตกับระบบบัญชีและระบบการจัดการของฝ่ายสำนักงานเข้ามา ซึ่งเกินขอบเขตของระบบการวางแผนความต้องการวัตถุดิบเดิม จึงเป็นที่มาของแนวคิดที่จะมีระบบงานซึ่งครอบคลุมทั้งองค์กร โดยแรกเริ่มได้ถูกนำเสนอในองค์กรขนาดใหญ่ (enterprise) และได้กลายมาเป็นส่วนหนึ่งของคำว่า การวางแผนทรัพยากรองค์กร นั่นเอง

รูปแบบการพัฒนาระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรเป็นแนวคิดของการนำเอาเทคโนโลยีระดับสูงทางด้านซอฟต์แวร์มาช่วยการปฏิบัติงานของบุคลากรขององค์กร สำหรับกระบวนการดำเนินธุรกิจที่หลากหลาย โดยการรวบรวมองค์ความรู้ที่ประสบความสำเร็จจากองค์กรต่างๆ ในภาคปฏิบัติ (best practice) ก่อให้เกิดรูปแบบการดำเนินธุรกิจที่มีมาตรฐานสูง และมีระบบครอบคลุมทุกส่วนงานขององค์กร และรวบรวมข้อมูลจากส่วนต่างๆ และระบบอื่นๆ ขององค์กรให้เป็นหนึ่งเดียว สามารถใช้ข้อมูลเพื่อการวางแผนงานขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การวางแผนทรัพยากรองค์กรถูกวางบทบาทให้เป็นเครื่องมือสำคัญในการบูรณาการข้อมูลทางการเงิน และการจัดการทรัพยากรต่างๆ เพื่อให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถทราบถึงผลการดำเนินงานของทั้งองค์กรที่ถูกต้อง เข้าใจง่าย อยู่บนมาตรฐานเดียวกัน สามารถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันสถานการณ์อย่างมีระบบ จากแต่เดิมที่ผู้บริหารต้องตัดสินใจจากประสบการณ์ส่วนบุคคลและความรู้สึก มาเป็นการตัดสินอย่างมีวิชาการบนพื้นฐานข้อมูลมากขึ้น

การวางแผนทรัพยากรองค์กรถูกใช้เพื่อพัฒนาองค์กร โดยการยกระดับความรับผิดชอบบุคลากรจากพนักงานธรรมดา (employee) มาเป็นนักธุรกิจ (businessperson) เนื่องจาก การวางแผนทรัพยากรองค์กร สามารถรวบรวมข้อมูลจากทุกฝ่ายให้เป็นหนึ่งเดียว และช่วยให้ข้อมูลในการวางแผนกำลังการผลิตและการใช้ทรัพยากรทั้งหมดขององค์กร  จากเดิมที่แต่ละฝ่ายทำงานแยกกันโดยไม่รับรู้การทำงานของฝ่ายอื่นมาเป็นการรับผิดชอบร่วมกัน เช่น การออกบิลขายของฝ่ายขาย จากเดิมที่ฝ่ายขายจะออกบิลขายได้โดยไม่ต้องรับรู้ว่ามีสินค้าพร้อมขายหรือไม่ หรือไม่ทราบว่าลูกค้ารายนั้น มีหนี้เกินวงเงินหรือยัง มาเป็นการทำงานประสานกันโดยระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรจะสืบค้นข้อมูลจากฝ่ายอื่น เช่น ข้อมูลจากฝ่ายคลังสินค้าพบว่า สินค้ามีไม่พอขาย ระบบก็อาจจะไม่อนุญาตให้ออกบิลได้ จึงเป็นการเปลี่ยนวิธีการทำธุรกิจไปโดยปริยาย และเปลี่ยนจากพนักงานธรรมดาให้กลายมาเป็นนักธุรกิจมากขึ้น เนื่องจากมองเห็นภาพรวมของทั้งระบบมากกว่าจะสนใจเฉพาะส่วนของตนเท่านั้น

            เหตุผลที่การวางแผนทรัพยากรองค์กรถูกนำ

 

บรรณานุกรม

สมควร วานิชสัมพันธ์, ชุดวิชา 99701 ธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์และการประยุกต์ หน่วยที่ 7  
การวางแผนทรัพยากรองค์กร: มหาวิทยาลัยสุโขทัย ธรรมาธิราช