บทที่8 เทคโนโลยีในระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร
การออกแบบฐานข้อมูลในการวางแผนทรัพยากรองค์กร ในการนำการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้ในองค์กร จะต้องพิจารณาว่า องค์กรมีรูปแบบธุรกรรมซับซ้อนเพียงใด เนื่องจากการวางแผนทรัพยากรองค์กรแต่ละตัวจะมีความยืดหยุ่นต่างกัน รูปแบบที่เรียบง่ายที่สุดนั้น เอกสารต่างๆ จะสัมพันธ์กันแบบหนึ่งต่อหนึ่ง (one-to-one)
เช่น การออกใบส่งของเต็มจำนวนตามใบสั่งซื้อที่ลูกค้าสั่งซื้อไว้แล้ว หรือการออกใบเสร็จรับชำระค่าสินค้าโดยต้องชำระเต็มจำนวน ส่วนกรณีที่ลูกค้าทยอยจ่ายชำระก็จะเป็นรูปแบบที่ซับซ้อนขึ้น ซึ่งรูปแบบอาจจะซับซ้อนถึงระดับหลายต่อหลาย (many-to-many)
เนื่องจากรูปแบบการดำเนินธุรกรรมของคนไทยมักจะอิงอยู่บนวัฒนธรรมการค้าแบบเอเชีย (Asian style) ซึ่งผู้ขายมักจะยืดหยุ่นให้แก่ลูกค้าอย่างมาก โดยรับภาระความยุ่งยากเอาไว้เอง เนื่องจากให้ความสำคัญกับความรู้สึกของลูกค้ามากกว่าการทำงานให้มีขั้นมีตอนอย่างเป็นระบบหรือมีกรอบงาน (framework) จะเห็นได้จากสถานการณ์ต่างๆ เหล่านี้ เช่น
· การสั่งซื้อสินค้าจำนวนมากและจ่ายเงินสดโดยขอราคาพิเศษกว่าราคาพิเศษที่เคยให้
· การยกเลิกใบสั่งซื้อกลางคัน ทั้งๆ ที่มีการทยอยส่งสินค้าไปแล้ว
· การกำหนดเงื่อนไขการวางบิลก่อนที่จะชำระเงินที่หลากหลาย
· การทยอยชำระหนี้
· การรับเช็คค้ำประกันหนี้ก่อนการส่งของ เพื่อป้องกันหนี้สูญ
· การรวมบิลจ่ายชำระด้วยเช็คใบเดียว
หากการวางแผนทรัพยากรองค์กรที่ใช้อยู่สามารถรองรับได้ ก็จะช่วยให้การบันทึกรายการเป็นไปอย่างสะดวก มิฉะนั้นก็ต้องหาทางประยุกต์ให้ทำงานเท่าที่จะทำได้ นอกจากความซับซ้อนแล้ว การทำงานแบบลัดขั้นตอนก็เกิดขึ้นเป็นประจำ เช่น กระบวนการสั่งซื้อสินค้านั้น บางครั้งก็เริ่มตั้งแต่ใบขอซื้อ (Purchase Requisition – PR) บางครั้งก็เริ่มที่การออกใบสั่งซื้อเลย (Purchase Order – PO) หรือบางครั้งก็ไปซื้อเลย แล้วก็ได้เอกสารใบกำกับภาษี (invoice) มาเลย โดยไม่ผ่านขั้นตอนต่างๆ การวางแผนทรัพยากรองค์กรที่เป็นแบบยืดหยุ่น (Flexible ERP) นั้น จะสามารถรองรับทั้งการทำงานแบบตามกรอบระเบียบ และรองรับการแทรกรายการกลางคัน แต่ยังคงความสามารถในการตรวจสอบรายการทุกรายการได้
2. เทคโนโลยีการเชื่อมต่อที่ใช้ในการวางแผนทรัพยากรองค์กร
การเชื่อมโยงการวางแผนทรัพยากรองค์กรกับระบบอื่น ทำได้หลายวิธีดังต่อไปนี้
1) เชื่อมโยงด้วยไฟล์ข้อความหรือเท็กซ์ไฟล์ (text file) คือการนำเข้า (import) และส่งออก (export) ข้อมูลด้วยการส่งไฟล์ในรูปแบบพื้นฐานซึ่งใช้กันมายาวนาน
2) เชื่อมโยงด้วยไฟล์ที่รับรู้ชนิดของข้อมูล (data type) เช่น เอ็กซ์เซล (xls) ดีบีเอฟ (dbf) เป็นต้น
บรรณานุกรม สมควร วานิชสัมพันธ์, ชุดวิชา 99701 ธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์และการประยุกต์ หน่วยที่ 7 การวางแผนทรัพยากรองค์กร: มหาวิทยาลัยสุโขทัย ธรรมาธิราช