Crystal POS รองรับทั้งธุรกิจค้าส่ง (Whole sale) และธุรกิจค้าปลีก พร้อมระบบ VAN Sale ในตัว, สามารถจัดเป็น รถเร่ขาย ,เป็น POS ที่เชื่อม ERP เพราะต้องมีระบบนโยบายราคาสำหรับลูกค้าแต่ละราย , รับข้อมูลขายกับ Lazada ,shoppee ได้โดยไม่ต้อง re-key ,รองรับการทำงานแบบ offline mode หมดปัญหาเรื่องไม่มีสัญญาณ internet มาพร้อมกับความสามารถต่างๆ …ดูรายละเอียดได้ที่ ** POS solution
1.การ ติดตั้งแอพ Crystal POS และ Crystal Connect
แนะนำการใช้งานโปรแกรม Crystal POS เป็นโปรแกรมซื้อมา-ขายไป และบริการ , POS ได้ทั้งขายปลีกหน้าร้าน และขายส่ง ใช้งานง่าย ทำงานบนมือถือหรือแท็บเลท จะเริ่มจากการติดตั้งโปรแกรม Crystal connect เพื่อเป็นตัวกลางในการทำงานของทุกแอพในเครือ crystalsoftwaregroup ใช้งานร่วมกับโปรแกรม Crystal POS
2.การลงทะเบียนเพื่อเข้าใช้งาน Crystal POS
ผู้เริ่มใช้งานแอพเป็นครั้งแรก จะมีขั้นตอนการลงทะเบียนและตั้งชื่อรหัสกิจการ (Organization code)ของตนเอง, คนที่ลงทะเบียนคนแรกของกิจการ จะมีตำแหน่งเป็น Owner หรือเจ้าของกิจการซึ่งมีอำนาจในการทำงานเต็มรูปแบบ รวมถึงการมอบหมายตำแหน่งให้ user อื่นๆ ได้ ผ่านมือถือหรือแท็บเล็ทได้สะดวก
3.แนะนำภาพรวมการทำงาน Crystal POS
แนะนำการทำงานของ Crystal POS เบื้องต้น
4.เริ่มต้นใช้งาน Crystal POS : ใส่รายละเอียดกิจการ
เป็นการกรอกข้อมูลของกิจการ เช่น ชื่อ ที่อยู่ของกิจการ ,เบอร์โทร …. ใช้ได้ทั้งกิจการที่เป็นบุคคลธรรมดา ,จดเป็นนิติบุคคล ,ได้ทั้งธุรกิจที่ไม่ถึงเกณฑ์จด VAT และอยู่ในระบบ VAT
5.บันทึกฐานข้อมูล Contact (ลูกค้าและผู้จำหน่าย)
บันทึกข้อมูลของ Contact ซึ่งมีทั้ง ลูกค้า และผู้จัดจำหน่าย เพียงกรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีพร้อมรหัสสาขา แล้วกดค้นหาในระบบ , โปรแกรมจะ load ข้อมูลชื่อที่อยู่ มาให้อัตโนมัติ ไม่ต้องเสียเวลากรอกเอง ลดความผิดพลาดในการสะกดชื่อ ที่อยู่ และยังเก็บพิกัดที่ตั้ง (Location)ของลูกค้าไว้ได้ พร้อมถ่ายรูปร้านค้าเก็บไว้ในระบบไปพร้อมกัน ,เมื่อต้องการไปหาลูกค้าก็ใช้ Google map ไปตามพิกัดที่เก็บไว้
6.บันทึกฐานข้อมูลสินค้าโดย load บาร์โค้ดสินค้าที่ระบบเตรียมไว้ มาใช้งานได้เลย
บันทึกข้อมูลของสินค้า และงานบริการ,จะload บาร์โค้ดสินค้าอุปโภค-บริโภค ที่ระบบเตรียมไว้ให้มาใช้งานก็ได้ หรือ จะเพิ่มเข้าไปเองสำหรับสินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ด สามารถใส่รูปสินค้าเก็บไว้ด้วย ลดความสับสนกับสินค้าที่คล้ายๆกัน
และยังจัดกลุ่มสินค้าเป็นหมวดหมู๋ได้ตามต้องการ รวมถึงใส่รายละเอียดเพิ่มเติมเฉพาะของสินค้านั้นได้อีกด้วย
7.การบันทึกข้อมูลยอดสต๊อคยกมาจากระบบเดิม
บันทึกข้อมูลยอดยกมาของสต๊อคสินค้าจากระบบงานเดิม เป็นการบันทึกแค่ครั้งเดียวเมื่อมาเริ่มใช้งานโปรแกรมนี้
หลังจากนั้น โปรแกรมจะ update ยอดสต๊อคจากรายการซื้อ-ขายให้อัตโนมัติ
8.ทำใบเสนอราคาให้ลูกค้า และ share file ผ่าน line ,email ,skype ส่งให้ลูกค้าได้สะดวก
อธิบายการทำใบเสนอราคา (Quotation)ให้ลูกค้า ,จะ load ใบเดิมมาแก้ไขเพิ่มเติมก็ได้ เก็บเป็น revision ใหม่ (ไม่ต้องคีย์ใหม่ทั้งใบ) ,เลือกค้นรายการสินค้า โดยอ่าน Barcode หรือจะค้นหาด้วยชื่อสินค้าก็ได้ , สามารถแชร์ไฟล์ใบเสนอราคาส่งให้ลูกค้าผ่านทาง Line, email ,skype ได้รวดเร็ว ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ออกกระดาษ
9.บันทึก Sale order จองสินค้าให้ลูกค้า
อธิบายการคีย์ sale order เมื่อลูกค้าสั่งซื้อมา ,สามารถ load ใบเสนอราคาที่เคยเสนอราคาก็จะได้รายการสินค้ามาให้ ไม่ต้องคีย์ใหม่ แล้วเลือกจองเฉพาะรายการที่ลูกค้าสั่งซื้อมา, การกรอกรายการสินค้า ทำได้ทั้งอ่าน Barcode หรือเลือกจากแคตตาล็อกรายการ หรือจากการค้นหาสินค้าที่ต้องการ
10.รับเงินมัดจำขาย
แนะนำการบันทึกรับเงินมัดจำจากลูกค้า ทั้งแบบรับด้วยเงินสด, บัตรเครดิต หรือโอนเข้าบัญชีธนาคาร และยังสามารถระบุได้ว่ารับเงินมัดจำค่าสินค้าตัวไหนเท่าไหร่ได้ด้วย
11.ขายสด พิมพ์บิลขายเป็นไฟล์ ส่งให้ลูกค้าผ่าน Line , facebook ,email ,skype
อธิบายการคีย์บิลขายสด ขายปลีกหน้าร้าน (เปิดกะ) ,การขายสดที่เคยทำใบเสนอราคาไปให้ลูกค้า ,การขายสดที่เคยรับจองสินค้าจากลูกค้าไว้แล้ว ,และการขายสด ที่บันทึกรายการสินค้าเข้าไปเอง ,จะอ่านบาร์โค้ดสินค้าโดยใช้กล้องมือถือ หรือจะใช้ Barcode Scanner ก็ได้ ,จะพิมพ์บิลขายแบบสลิปจากเครื่องพิมพ์ bluetooht (ขนาดเล็กพกพาได้) หรือจะพิมพ์บิลขายขนาด A4 ก็ได้ หรือจะทำเป็นไฟล์ส่งให้ลูกค้าไม่ต้องพิมพ์ออกกระดาษเลยก็ได้
12.ขายเชื่อ พิมพ์บิลขายเป็นไฟล์ ส่งให้ลูกค้าผ่าน Line , facebook ,email ,skype
อธิบายการคีย์ขายเชื่อ โดยค้น Sale Order ,ค้นเงินมัดจำมาหักยอดออก (โปรแกรมจะตั้งหนี้ลูกหนี้เท่าที่เหลือจริง)
,สามารถยิงบาร์โค้ดสินค้า โดยใช้กล้องมือถือ หรือใช้ Barcode Scanner ก็ได้ , เมื่อบันทึกรายการขายเชื่อเสร็จแล้ว สามารถพิมพ์ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปเป็นไฟล์ส่งให้ลูกค้าผ่านทาง Line, facebook ,email,skype
13.ทำใบลดหนี้ได้ 4 แบบ ในเมนูเดียว
อธิบายการลดหนี้ขายสด ซึ่งรองรับใบลดหนี้ทั้ง 4 ชนิด ในเมนูเดียว เช่น ลดหนี้ขายสดสินค้า, ลดหนี้ขายเชื่อสินค้า
ลดหนี้ขายสดค่าบริการ , ลดหนี้ขายเชื่อค่าบริการ สามารถพิมพ์ใบลดหนี้เป็นไฟล์ส่งให้ลูกค้าผ่านทาง Line ,email,skype ,facebook
14.รับชำระหนี้ พิมพ์ใบเสร็จรับเงินเป็นไฟล์ ส่งให้ลูกค้า ผ่าน line ,email ,skype
อธิบายการบันทึกใบเสร็จรับเงิน โดยเลือกบิลขายเชื่อมาตัดชำระ พร้อมระบุวิธีรับชำระเงิน ซึ่งมีให้เลือกได้ทั้ง รับชำระเป็นเงินสด, บัตรเครดิต ,โอนเข้าบัญชีเงินฝากธนาคาร ,รายการใดที่เคยรับเงินมัดจำมาแล้ว ก็ดึงเอามาลดยอดหนี้ได้
สามารถพิมพ์ใบเสร็จรับเงินเป็นไฟล์ส่งให้ลูกค้าผ่านทาง Line ,email ,skype
15.บันทึกซื้อสด และแนบรูปบิลซื้อพร้อม slip โอนเงิน
อธิบายการบันทึกรายการซื้อสด การเลือกรายการสินค้า, ช่องทางการจ่ายเงินทั้งแบบเงินสด, บัตรเครดิต ,แนบ slip โอรเงินเป็นหลักฐานการจ่ายเงิน ,จะถ่ายรูปบิลซื้อเก็บไว้กับรายการซื้อใบนี้ ส่งให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบได้เลย ไม่ต้องรอเอกสารกระดาษ
16.บันทึกซื้อเชื่อ แนบรูปบิลซื้อ ส่งให้ฝ่ายบัญชีทำงานต่อได้เลย โดยไม่ต้องรอเอกสารกระดาษ
อธิบายการบันทึกรายการซื้อเชื่อ ,สามารถเลือกรายการสินค้าโดยยิงบาร์ค้ดหรือเลือกจากแคตตาล็อกสินค้า, ใส่วิธีการจ่ายเงิน ได้ทั้ง ชำระเป็นเงินสด, ชำระด้วยบัตรเครดิต ,ชำระโดยการโอนเงิน แล้วแนบหลักฐานการโอนเงินไปพร้อมกับรายการนี้ และถ่ายรูปบิลซื้อส่งให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบได้เลย ไม่ต้องรอเอกสารกระดาษ
17.จ่ายหนี้ และแนบรูปใบเสร็จ พร้อมหลักฐานการจ่ายเงิน
อธิบายการบันทึกใบเสร็จรับเงิน ,ทำการตัดชำระใบส่งของซื้อเชื่อมาตัดชำระ พร้อมระบุวิธีจ่ายเงิน ซึ่งมีให้เลือก ทั้งแบบเงินสด, บัตรเครดิต หรือจ่ายโอนผ่านบัญชี และถ่าย slip หลักฐานการจ่ายเงิน ไปพร้อมกับรูปใบเสร็จแนบไว้กับรายการเพื่อส่งให้ฝ่ายบัญชีทำงานต่อได้
18.บันทึกค่าใช้จ่ายต่างๆ ของกิจการ
อธิบายการบันทึกค่าใช้จ่ายต่างๆ ของกิจการ เช่นค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ฯลฯ ได้ทุกวันผ่านมือถือ และสามารถบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่ายไปพร้อมกับรายการบิลค่าใช้จ่ายใบนั้นได้พร้อมกัน
19.ผู้บริหารเรียกดดูรายงานได้รวดเร็วบนมือถือ ไม่ต้องรอเข้าไป office
ผู้บริหารสามารถดูรายงานที่ใช้ในการบริหารงานจากมือถือแบบ Real time ไม่ต้องเสียเวลาเดินทางเข้า office Anytime Any where เช่น รายงานยอดขายเปรียบเทียบรายเดือน ,ยอดสต๊อคคงเหลือ, ยอดหนี้ลูกหนี้ ,ยอดเจ้าหนี้ และอื่นๆ อีกมากมาย
20.ผู้บริหารดูงบการเงินได้รวดเร็วบนมือถือ
ผู้บริหารสามารถดูรายงานทางบัญชีและงบการเงินในเชิงบริหารได้รวดเร็ว เช่น งบกำไรขาดทุน, งบแสดงฐานะทางการเงิน (งบดุล) ,งบกระแสเงินสด เพื่อให้ผู้บริหารได้ข้อมูลไปใช้ในการบริหารงาน , และเมื่อฝ่ายบัญชีจัดทำงบทางภาษีอากรครบถ้วน ก็สามารถเรียกดูงบการเงินชุดนี้ได้ด้วยเช่นกัน
21.ติดต่อใช้บริการสำนักงานบัญชีออนไลน์
กิจการที่ต้องการหาสำนักงานบัญชีออนไลน์มาทำบัญชี, สามารถเลือกติดต่อสำนักงานบัญชีที่เข้าใจการใช้งานของ Crystal POS ด้วย โดยเข้าทำงานที่เมนู ‘ติดต่อใช้บริการสำนักงานบัญชี’ , ทั้งนี้ ทางบริษัทฯ เป็นสื่อกลางให้ ส่วนเงื่อนไขการให้บริการ เป็นการตกลงกันระหว่าง SMEs กับสำนักงานบัญชี , หากตกลงใช้บริการกันเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งข้อมูลไปให้สำนักงานบัญชีทำงานได้โดยไม่ต้อง re-key เอกสารซ้ำอีก
22.เพิ่มผู้ใช้งานคนที่ 2 และมอบหมายตำแหน่ง
เมื่อกิจการขยายใหญ่ขึ้น แน่นอนว่าเราทำทุกอย่างด้วยตัวคนเดียวไม่ได้ ต้องหาพนักงานมาช่วย คลิปนี้จะแนะนำการเพิ่มพนักงาน และการมอบหมายตำแหน่งให้พนักงาน ซึ่งมีตำแหน่งงานต่างๆในองค์กรให้เลือก , ทั้งนี้ ระบบให้ Userคนที่ 2 มีตำแหน่ง Administrator ซึ่งมีสิทธิ์และความสามารถเทียบเท่ากับ Owner ทุกอย่าง ,สำหรับ Userคนที่ 3 เป็นต้นไปจะเป็นพนักงานในองค์กร
23.ตั้งเวลาทำงานให้พนักงานผ่านมือถือได้สะดวก
ผู้บริหาร สามารถตั้งเวลาทำงานของพนักงานในกิจการได้ เช่น ให้เข้าใช้งานได้เฉพาะเวลาทำการ หาก user คนไหน เข้าใช้งานนอกเวลาทำการ ก็จะไม่สามารถเข้ามาได้ , การตั้งเวลาทำงานนี้ ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการ สามารถ set ได้เองจากมือถือ และยังสามารถเปลี่ยนแปลงเวลาทำการได้ทันที หากมีกรณีฉุกเฉินจำเป็น
